MANAJEMEN UMUM

MANAJEMEN UMUM

A.  PENGERTIAN MANAJEMEN

1.    Arti dan Fungsi Manajemen

Definisi manajemen menurut para ahli seperti Fayol, Terry, Taylor adalah berbeda-beda, tetapi pada pokoknya semua mempunyai pengertian yang sama. Perbedaannya terletak pada latar belakang keahlian masing-masing.

Berikut ini definisi manajemen yang dikemukan oleh Profesor Oei Liang Lee :

“Manajemen adalah ilmu dan seni merencanakan, mengorganisasi, mengarahkan, mengkoordinasi serta mengawasi tenaga manusia dengan bantuan alat-alat untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan“.

Dari definisi tentang manajemen tersebut dapat diambil kesimpulkan lima fungsi manajemen, yaitu :

a.    Perencanaan

b.    Pengorganisasian

c.    Pengarahan

d.    Pengkoordinasian

e.    Pengawasan

Setiap kegiatan yang dilakukan oleh seseorang atau sebuah lembaga mempunyai tujuan dan untuk mencapai tujuan tersebut perlulah dibuat perencanaan. Secara garis besar, perencanaan ini mengambarkan tentang :

a.    Apa

b.    Bagaimana

c.    Mengapa dan

d.    Kapan akan dilakukan

Untuk mencapai tujuan harus ada kegiatan, dimana kegiatan-kegiatan yang sama disatukan dalam satu wadah yang disebut fungsi. Fungsi-fungsi manajemen ini berjalan secara kronologis seperi uraian di muka; sedangkan dalam jangka pendek akan berjalan secara bersama-sama. Setelah fungsi terakhir (pengawasan) selesai dilakukan, maka kegiatan berikutnya dilakukan dengan mengadakan perencanaan lagi.

2.    Jenjang Manajemen

Perusahaan besar mempunyai paling sedikit tiga jenjang manajemen. Yaitu :

a.    Manajemen puncak atau manajemen eksekutif, mempunyai berbagai pengalaman bertahun-tahun. Jenjang ini meliputi dewan direktur, direktur utama atau chief executif officer (CEO), dan pimpinan lain. Manajemen puncak ini bertugas menyusun rencana umum perusahaan dan mengambil keputusan-keputusan penting tentang hal-hal seperti penggabungan (merger), produk baru, dan pengeluaran saham.

b.    Manajemen madya atau manajemen administrative, meliputi pimpinan pabrik dan atau manajer divisi. Para manajer ini mempunyai tanggung jawab dalam penyusunan rencana operasi yang melaksanakan rencana-rencana dari manajer puncak.

c.    Manajemen operasional atau manajemen supervisior, tugasnya menyangkut pelaksanaan rencana yang dibuat oleh para manajer madya. Manajer operasional sering disebut “supervisor garis pertama” (first line sopervisior), karena mereka bertanggung jawab melakukan supervisi kepada para karyawan yang mengerjakan kegiatan harian.

B.  LATAR BELAKANG SEJARAH MANAJEMEN

Latar belakang manajemen berawal dari Eropa meskipun secara rill manajemen sudah ada sebelum di Eropa maupun di benua-benua lain.

1.    Gerakan Manajemen Ilmiah

Sebelum tahun 1880, pengelolaan perusahaanpada umumnya dipandang suatu cara yang biasa, apa adanya, jika tidak dianggap suatu seni. Tetapi sekitar 1885, Frederick W, Taylor (1856 – 1951) merupakan salah seorang yang pertama kali mempelajari metode kerja.

Beberapa tahun sebelumnya Taylor, Henry Fayol (1841 – 1945) telah menjadi manajer pada pertambangan batu bara di Perancis. Fayol telah memutuskan bahwa manajemen itu melibatkan perencanaan, pengorganisasian, pemberian perintah, dan pengendalian. Secara umum, ia berusaha melakukan sesuatu seperti Taylor, mencari metode-metode yang lebih ilmiah.

Sejak pemunculan bukunya tahun 1911, Taylor dikenal sebagai bapak dari gerakan manajemen ilmiah. Buku yang diterbitkannya berjudul “The Principles of Scientific Management”. Dalam bukunya, Taylor mengemukakan berbagai prinsip manajemen ilmiah untuk melakukan pekerjaan dengan efisien. Prinsip tersebut adalah :

a.                            Semua pekerjaan dapat diobservasi dan dianalisis guna menentukan satu cara terbaik untuk menyelesaikannya.

b.                           Orang yang tepat untuk memangku jabatan dapat dipilih dan dilatih secara ilmiah.

c.                            Kita dapat menjamin bahwa cara terbaik tersebut diikuti dengan menggaji pemegang jabatan dengan dasr insentif, yaitu menyamakan gaji dengan hasil kerjanya.

d.                           Menempatkan manajer dalam perencanaan, persiapan, dan pemeriksaan pekerjaan.

Sebelum Taylor menjadi teknisi pimpinan di Midvale Steel Company, ia merintis karirnya dari sebagai buruh biasa. Ia telah mengadakn beberapa eksperimen untuk menentukan standart kerjanya. Taylor juga mempelopori penelitian tentang pengukuran waktu kerja. Menurut dia, pengolahan yang menghemat tenaga kerja atau produksi massa akan kurang berarti jika pengolanya tidak dapat terus melakukan perbaikan atau penyempurnaan dari segi teknis.

Penelitian dan buku Taylor itu telah membuktikan bahwa manajemen dapatdipelajari secara ilmiah oleh siapapun. Ternyaya minat masyarakat untuk mempelajari manajemen semakin besar.

C.  SEKOLAH-SEKOLAH TENTANG PEMIKIRAN MANAJEMEN

1.    Sekolah Klasik (Classical School)

Sekolah klasik dimulai dengan adanya formasi perusahaan-perusahaan besar. Teori klasik mendefinisikan manajemen menurut tugas yang dilakukan oleh para manajer. Sekolah klasik memberikan saran tentang fungsi manajemen primer, yaitu perencanaan, pengorganisasian, pengarahan, dan pengendalian. Pengembangan keahlian manajerial selanjutnya diarahkan pada penerapan fungsi tersebut.

2.    Sekolah perilaku (Behavior School)

Sekolah perilaku yang juga disebut leadership, human relations, atau behavior science school of management, telah popular dalam tahun 1950-an. Sekolah ini memusatkan pada aspek kemanusiaan dari manajemen dan menekankan kebutuhan bagi para manajer untuk memahami manusia. Sekolah perilaku tersebut menarik beberapa disiplin seperti psikologi dan sosiologi sebagai bagian dari latar belakang pendidikan manajer.

3.    Sekolah Ilmu Manajemen (Management Science School)

Sekolah ilmu manajemen ini melibatkan matematikan dan statistic.model matematis digunakan untuk menyelesaikan masalah operasional perencanaan dan pengendalian. Ilmu manajemen merupakan suatu pendekatan kuantitatif yang memberikan alat untuk menyelesaikan masalah-masalah bisnis.

4.    Analisis Sistem

Analisis system menawarkan suatu alat untuk melihat kegiatan intern dan ekstern dari perusahan. Analisis system ini berkaitan dengan masalah yang berkaitan dengan semua komponen secara bersama.

Sistem adalah suatu unit yang dibentuk dari dua atau lebih bagian independen yang berinteraksiuntuk membentuk  sebuah organisme fungsi.  Analisis system merupakan metode yang digunakan untuk menyelesaikan masalah bisnis dengan mengidentifikasi bagian utama dari suatu masalah dan hubungan mereka.

5.    Manajemen hasil

Sejak pertama kali di kemukan oleh Petter Drucker di awal tahun  1950-an, manajemen hasil, atau manajemen berdasarkan sasaran (manajemen by objectives/MBO) adalah suatu program untuk meningkatkan motivasi dan pengendalian karyawan.

MBO memusatkan perhatian pada hasil, bukan perilaku yang diperlihatkan oleh karyawan. Keburukannya dapat dissebutkan , antara lain :

a.    Untuk beberapa tugas, MBO sulit menentukan tujuan yang tepat.

b.    MBO hanya akan sukses jika semua pihak mau berpartisipasi.

c.    MBO seharusnya tidak di pandang sebagai suatu penyelesaian untuk semua masalah manajemen.

d.    Tujuan-tujuan itu seharusnya layak dan mudah diukur.

D.  PERENCANAAN

Perencanaan merupakan fungsi terpenting di antara semua fungsi manajemen yang ada. Dalam semua kegiatan yang bersifat manajerial untuk mendukung usaha pencapaian tujuan, fungsi perencanaan haruslah dilakukan terlebih dahulu dari pada fungsi pengorganisasian, pengarahan, pengkoordinasian dan pengawasan. Ini merupakan salah satu sifat utama dari fungsi parencanaan. Adapun sifat lain dari perencanaan adalah sumbangan terhadap tujuan serta efisiensi dari rencana itu sendiri.

1.                       Bentuk-bentuk Perencanaan

a.    Tujuan (objective)

Tujuan merupakan suatu sasran di mana kegiatan itu diarahkan dan diusahakan utuk dicapai dalam jangka waktu tertentu.

b.    Kebijakan (policy)

Kebijakan adalah suatu pernyataan atau pengertian untuk menyalurkan pikiran dalam mengambil keputusan terhadap tindakan untuk mencpai tujuan.

c.    Strategi

Strategi merupakan tindakan penyesuaian dari rencana yang telah dibuat. Membuat strategi haruslah memperhatikan beberapa factor seperti ketepatan waktu, ketepatan tindakan yang akan dilakukan dan sebagainya.

d.    Prosedur

Prosedur merupakan rangkaian tindakan yang akan dilaksanakan untuk waktu mendatang

e.    Aturan (Rule)

Aturan adalah suatu tindakan yang spesifik dan merupakan bagian dari prosedur.aturan yang saling berkaitan dapat dikelompokkan menjadi satu golongan, disebut prosedur.

f.      Program

Program merupakan campuran antara kebijakan prosedur, aturan dan pemberian tugas yang disertai dengan suatu anggaran (budget); semuanya ini akan menciptakan adanya adanya tindakan. Biasanya program dibuat dua macam, yakni program umum dan program khusus.

2.                       Kegunaan Perencanaan

Adapun kegunaan daripada perencanaan adalah :

a.              Mengurangi ketidakpastian serta perubahan pada waktu mendatang

Waktu yang akan dating bersifat  tidak statis, akan tetapi selalu bersifat dinamis dan berubah-ubah; oleh karena itu diperlukan adanya perencanaan. Dalam hal ini, yang penting adalah memilih suatu cara yang dianggap paling tepat untuk mencapai tujuan.

b.             Mengarahkan perhatian pada tujuan

Perencanaan mempunyai fungsi untuk mengarahkan perhatian kepada tujuan perencanaan. Perencanaan yang baik akan memberikan arah dari masing-masing bagian dalam organisasi menuju pada satu sasaran/tujuan yang telah ditetapkan.

c.    Memperingan biaya

Dengan adanya perencanaan memungkinkan diadakan penghematan ongkos-ongkos, sebab semua kegiatan dapat dilakukan secara efisiendan efektif.

d.    Merupakan sarana untuk mengadakan pengawasan

Hasil kerja yang telah dicapai oleh seseorang sulit untuk diukur keefektifannya tanpa adanya perencanaan.

3.                       Langkah-langkah penyusunan perencanaan

Langkah-langkah yang yang harus diambil untuk menyusun suatu perencanaan adalah

a.    Menetapkan tujuan

Tujuan menggambarkan tentang apa yang diharapkan dapat dicapai dan merupakan suatu titik akhir tentang apa yang harus dikerjakan. Selain itu tujuan menggambarkan pula tentang apa yang harus dicapai setelah dibuatnya pola kerja (network) daripada kebijakan, strategi, prosedur, aturan, anggaran, dan program.

b.    Menyusun anggapan-anggapan (premising)

Langkah ini merupakan salah satu prinsip pokok daripada perencanaan. Anggapan ini disebut juga  faktor-faktor lingkungan, dapat bersifat terawasi (anggapan yang berasal dari dalam perusahaaan) dan dapat bersifat tidak terawasi (anggapan yang berasal dari luar perusahaan); atau dapat pula bersifat kuantitatif dan kualitatif.

c.    Menentukan berbagai alternatif tindakan

Banyak sekali cara yang dapat ditempuh untuk mencapai suatu  tujuan. Oleh Karena itu, agar tujuan dapat tercapai sebaiknya dipilih cara-cara yang sesuai saja.

d.    Mengadakan penilaian terhadap alternative tindakan yang sudah dipilih

Dalam langkah ini dilakukan usaha untuk mencapai alternative mana yang akan memberikan hasil maksimal dengan pengeluaran tertentu.

e.    Mengambil keputusan

Dengan mengadakan perbandingan serta pertimbangan yang masak terhadap berbagai alternative, barulah diambil keputusan tentang alternative mana yang diharapkan dapat mencapai tujuan.

f.      Menyusun rencana pendukung

Langkah ini dapat diselesaikan, boleh dikatakan langkah penyusunan perencanaan sudah selesai. Keputusan ini diambil dengan tujuan untuk meningkatkan pelayanan angkutan kepada masyarakat. Dengan adanya rencana tersebut PJKA masih harus merencanakan jumlah kebutuhan tenaga kerja yang melayani kereta api tersebut, pemeliharaan, jadwal perjalanan, dan sebagainya.

4.                       Perencanaan merupakan proses pendekatan yang rasioanal

Dengan berbagai macam langkah yang telah dilakukan untuk menyusun suatu perencanaan, dapatlah  dikatakan bahwa perencanaan merupakan suatu proses pendekatan yang rasional untuk waktu yang akan dating.

5.                       Jangka waktu Perencanaan

Menurut jangka waktunya, perencanaan dapat dikelompokan menjadi tiga golongan, yakni :

a.    Perencanaan jangka panjang

b.    Perencanaan jangka menengah

c.    Perencanaan jangka pendek

6.                       Faktor-faktor yang membatasi perencanaan

a.    Sulitnya mencari anggapan secara teliti

Kesulitan mencari anggapan secara teliti merupakan salah satu factor yang membatasi perencanaan. Oleh karena itu anggapan yang tepatpun sulit untuk ditentukan. Karena keadaan mendatang sifatnya tidak pasti dan perlu diketehui, maka untuk itu dapatlah dibuat suatu peramalan (forecasting) dengan mengikut-sertakan beberapa anggapan.

b.    Perubahan yang sangat cepat

Perubahan yang terlalu cepat mungkin tidak dapat diduga sebelumnya walaupun sudah diadakan peramalan. Jadi, perubahan yang sanagt cepat dapat membatasi perencanaan.

c.    Kekakuan internal

1)   Kekakuan psikhologis

2)   Kekakuan karena adanya prosedur dan kebijakan

3)   Kekakuan sumber daya dan dana

d.    Kekakuan eksternal

Kekakuan eksternal  berkaitan dengan masalah social – politik, teknologi, kebudayaan, geografi, perekonomian,  dan sebagainya.

e.    Waktu dan biaya

Makin lama waktu yang dibutuhkan, makin besar pula biayanya. Demikian pula sebaliknya, jika waktu yang dibutuhkan tidak terlalu lama, biayanyapun akan lebih rendah.

7.    Pengembilan keputusan

a.    Syarat pengambilan keputusan

Untuk bertindak secara rasional membutuhkan beberapa syarat, antara lain :

1)   Harus berusaha untuk dapat mencapai suatu tujuan yang tidak terpenuhi tanpa melalui tindakan yang positif.

2)   Harus dapat mengetahui dengan jelas tentang tujuan manakah yng dapat dicapai beserta segala kekurangannya.

3)   Harus mempunyai kemamouan untuk mengadakan analisis dan penilaian bebagai alternative sesuai dengan tuntutan-tuntutan untuk mencapai tujuan.

4)   Harus bersikap optimis dan mempunyai kemampuan yang kuat untuk memilih alternatif yang paling baik.

b.    Alat pengambilan keputusan

Untuk mengambil keputusan yang rasional perlu digunakan alat-alat seperti : 1. Operation research, 2. Teori probabilitas, 3. Linear programming. Selain itu masih terdapat beberapa teknik yang dipakai untuk memperbaiki kualitas pengambilan keputusan pada keadaan yang sifatnya tidak pasti, adalah :

1)   Analisa risiko

2)   Pohon keputusan (Decision Tree)

E.   PENGORGANISASIAN

1.    Pengertian

Setiap organisasi memiliki tiga komponen pokok, yaitu : personalia, fungsi dan faktor-faktor fisik, yang kesemuanya ini merupakan saran untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Hubungan-hubungan organisasi yang timbul di dalam organisasi dapat berbentuk :

a.    Hubungan informal

Hubungan informal ini antara lain hubungan-hubungan yang timbulnya tidak disengaja, hubungan-hubungan di luar tugas/pekerjaannya, dan hubungan-hubungan lain yang bersifat tidak resmi.

b.    Hubungan formal

Hubungan formal merupakan bentuk hubungan yang dilakukan dengan sengaja. Hubungan formal ini ditunjukkan di dalam bagan organisasi, pedoman organisasi atau deskripsi jabatan yang ada. Dalam hubungan formal terdapat tiga hubungan dasar, antara lain :

1)   Tanggung jawab

2)   Wewenang

3)   Pertanggung-jawaban

2.    Pola hubungan antar komponn organisasi

Antara tujuan, fungsi, tanggung jawab, wewenang serta pertanggung-jawaban mempunyai hubungan yang erat, dan berkaitan satu dengan yang lainnya.

3.    Rentangan kekuasaan

Banyak sedikitnya frekuensi hubungan antara pimpinan dengan bawahan dipengaruhi oleh beberapa factor, antara lain :

a.    Latihan dari bawah

b.    Pendelegasian wewenang

c.    Perencanaan

d.    Teknik komunikasi

4.    Dasar-dasar penggolongan bagian di dalam organisasi

Pengelompokkan menjadi bagian-bagian di dalam sebuah organisasi dapat didasarkan pada beberapa faktor berikut ini :

a.    Didasarkan pada suatu angka

b.    Didasrkan pada waktu

c.    Didasarkan pada fungsi perusahaan

d.    Didasarkan pada luas daerah operasi

e.    Didasaarkan pada jenis barang yang dihasilkan

f.      Didasarkan pada jenis langganan

5.                       Karakteristik struktur organisasi

a.    Keseimbangan dalam organisasi

Keseimbangan dalam organisasi sangat penting mengigat adanya beberapa bagian di dalamnya. Sebuah organisasi dapat dikatakn imbang bilamana kepada masing-masing bagian/fungsi dialokasikan modal dan tenaga kerja yang sesuai dengan sumbangannya terhadap pencapaian tujuan.

b.    Fleksibel

Fleksibilitas merupakan kemampuan dari struktur organisasi untuk menyesuaikan diri terhadap semua perubahan yang terjadi, seperti : perubahan kegiatan, perubahan jumlah karyawan, perubahan formasi jabatan dan sebagainya.

F.   PENGARAHAN

1.    Prinsip-prinsip pengarahan

Pengarahan merupakan aspek hubungan manusiawi dalam kepemimpinan yang mengikat para bawahan untuk bersedia mengerti dan menyumbang tenaganya secara efektif serta efesien untuk mencapai tujuan.

Pengarahan yang dilakukan oleh pimpinan harus berpegang pada beberapa prisip, yaitu :

a.    Prinsip mengarah kepada tujuan

b.    Prinsip keharmonisan dengan tujuan

c.    Prinsip kesatuan komando

2.    Cara-cara pengarahan

Cara-cara pengarahan yang dilakukan dapat berupa :

a.    Orientasi

Orientasi merupakan cara pengerahan dengan memberikan informasi yang perlu agar supaya kegiatan dapat dilakukan dengan baik. Biasanya, orientasi ini diberikan kepada pegawai baru dengan tujuan untuk mengadakan pengenalan dan memberikan pengertian tentang berbagai masalah yang dihadapinya. Informasi yang diberikan di dalam orientasi dapat berupa antara lain :

1)   Tugas itu sendiri

2)   Tugas lain yang ada hubungannya

3)   Ruang lingkup tugas

4)   Tujuan dari tugas

5)   Delegasi wewenang

6)   Cara melaporkan dan cara mengukur prestasi kerja

7)   Hubungan antara masing-masing tenaga kerja

8)   Dan sebagainya

b.    Perintah

Perintah merupakan permintaan dari pimpinan kepada orang yang berada dibawahnya untuk melakukan atau mengulang suatu kegiatan tertentu pada keadaan tertentu.

1)   Perintah umum dan khusus

2)   Perintah lisan dan tertulis

3)   Perintah formal dan informal

c.    Delegasi wewenang

Delegasi wewenang bersifat lebih umum jika dibandingkan dengan pemberian pemerintah. Kesulitan-kesulitan akan muncul bilamana tugas-tugas yang diberikan kepada bawahan itu tidak jelas. Sebagai contoh, seorang Kepala Bagian Pembelian mengadakan perjanjian pembelian dengan pihak penyedia (supplier). Dengan wewenang yang kurang jelas ia selalu akan menanyakan kepada pimpinan. Hal ini dapat diatasi dengan membuat suatu bagan wewenang untuk menyetujui perjanjian.

3.    Komunikasi

Ada beberapa pendapat tentang komunikasi, antara lain dikemukan oleh American Training Director, Newman dan Kontz.

American Training Director mendefinisikan komunikasi sebagai pertukaran pikiran atau informasi supaya saling pengertian serta hubungan antar manusia secara serasi. Newman mengemukakan bahwa komunikasi merupakan pertukaran fakta-fakta, gagasan,pendapat dan perasaan oleh dua orang atau lebih. Sedangkan Kontz dan O’Donell mengartikan komunikasi sebagai suatu pemindahan informasi antara orang yang satu dengan lainnya.

Dari definisi-definisi tentang komunikasi di atas dapat diambil kesimpulan, bahwa :

a.    Di dalam komunikasi terdapat hubungan antara orang dengan orang, orang dengan lembaga dan sebaliknya.

b.    Hubungan yang timbul di dalam komunikasi itu digunakan untuk menyalurkan gagasan, pendapat atau informasi.

c.    Komunikasi berguna untuk menciptakan hubungan yang serasi dan, menciptakan saling pengertian.

d.    Untuk mengadakan komunikasi, dapat digunakan kata-kata, surat, kode atau symbol.

Beberapa prinsip komunikasi, antara lain

a.    Komunikasi harus jelas

b.    Prinsip integritas

c.    Prinsip penggunaan organisasi informasi

4.    Motivasi

Motivasi mempunyai dua macam bentuk, yaitu motivasi positif dan motivasi negatif.

a.    Motivasi positif

Motivasi positif merupakan proses untuk mempengaruhi orang lain dengan cara menambahkan penambahan tingkat keputusan tertentu, missal : dengan memberikan promosi, memberikan insentif atau tambahan penghasilan, mencitakan kondisi tempat kerja yang baik agar mereka merasa aman tenteram dan jenak bekerja, dan sebagainya.

b.    Motivasi negatif

Motivasi negatif merupakan proses untuk mempengaruhi orang lain dengan caramenakut-nakuti atau mendorong seseorang untuk melakukan sesuatu secara terpaksa. Motivasi diharapkan dapat mebjadi perangsang untuk meningkatkan kreativitas seseorang. Dalm halini, perlu diperhatikan masalah-masalah seperti berikut ini :

1)   Kreativitas dipandang sebgai dasar penentuan kualitas seseorang.

2)   Masalah kretivitas ini muncul bilamana seseorang menghadapi problema yang memerlukan pemecahan.

G.  PENGKOORDINASI

Koordinasi yang baik dapat dilakukan jika masing-masing individu menyadari dan memahami akan tugas-tugas mereka. Mereka harus mengetahui bahwa seharusnya tugas mereka sangat membantu pada usah-usah untuk mencapai tujuan organisasi.

1.    Prinsip-prinsip koordinasi

Koordinasi antar bagian dan antar individu di dalam organisasi akan tercapai bilamana diikuti dengan tiga prinsip berikut :

a.    Prinsip kontak langsung

Prinsip ini menyatakan bahwa koordinasi harus dicapai melalui hubungan secara horizontal maupun vertical sehingga memungkinkan untuk diperolehnya pengertian yang mendalam.

b.    Prinsip penekanan pada pentingnya koordinasi

Kurang baiknya koordinasi yang ad adapt menimbulkan kesimpang-siuran di dalam organisasi. Oleh karena itu koordinasi perlu dilakukan sejak membuat perencanaan sampai melaksanakan kebijakan.

c.    Hubungan timbal balik di antara factor-faktor yang ada

Masing-masing individu yang bekerja bersama-sama dalam kondisi pekerja tertentu, akan saling memberikan pengaruh antara yang satu dengan yang lainnya.

2.    Pelaksanaan fungsi koordinasi

Untuk melaksanakan fungsi koordinasi, manajer dapat menempuh dua cara, yaitu :

a.    Menjamin bahwa kondisi lingkungan dapat membantu untuk memberikan fasilitas bagi terlaksananya koordinasi.

b.    Memastikan apa masing-masing individu sudah mengetahui prinsip koordinasi.

H.  PENGAWASAN

1.    Pengertian

Menurut Robert J. Mockler pengawasan yaitu usaha sistematik menetapkan standar pelaksanaan dengan tujuan perencanaan, merancang sistem informasi umpan balik, membandingkan kegiatan nyata dengan standar, menentukan dan mengukur deviasi-deviasai dan mengambil tindakan koreksi yang menjamin bahwa semua sumber daya yang dimiliki telah dipergunakan dengan efektif dan efisien.

Pengendalian / Pengawasan adalah proses mengarahkan seperangkat variable / unsure ( manusia, peralatan, mesin, organisasi ) kearah tercapainya suatu tujuan atau sasaran manajemen.
Pengendalian dan pengawasan diperlukan untuk mengetahui apakah pelaksanaan suatu kegiatan dalam organisasi sesuai dengan rencana dan tujuan yang telah digariskan atau ditetapkan.
Pengawasan (controlling) merupakan fungsi manajemen yang tidak kalah pentingnya dalam suatu organisasi. Semua fungsi terdahulu, tidak akan efektif tanpa disertai fungsi pengawasan. Dalam hal ini, Louis E. Boone dan David L. Kurtz (1984) memberikan rumusan tentang pengawasan sebagai : “… the process by which manager determine wether actual operation are consistent with plans”.

Perubahan-perubahan besar yang akan terjadi, yaitu :

a.    Penyusunan kembali rencana baru

b.    Menetapkan sasaran target baru

c.    Perubahan struktur organisasi

d.    Perbaikan cara-cara penerimaan pegawai

e.    Dan sebagainya

Pengawasan yang dilakukan pada setiap tahap memungkinkan bagi manajer untuk memperkirakan gejala-gejala penyimpangan yang dapat terjadi, sehingga bias dilakukan tindakan pencegahan atau tindakan preventif.

2.    Langkah-langkah pengawasan

a.    Menciptakan standard

Satndard merupakan suatu kriteria untuk mengukur hasil pekerjaan yang sudah dilakukan. Bentuk standard dapat dibedakan kedalam dua macam bentuk, yaitu standard kuantitatif dan standard kualitatif. Standard kuantitatif merupakan suatu standard yang dinyatakan di dalam satuan-satuan tertentu. Standard kualitatif dapat berupa pendapat umum, langganan, buruh, dan sebagainya.

b.    Membandingkan kegiatan yang dilakukan dengan standard

Langkah ini dilakukan untuk mengetahui sampai seberapa jauh adanya penyimpangan yang telah terjadi.

c.    Melakukan tindakan koreksi

Urutan-urutan kegiatan yang harus dilaksanakn dalam pengambilan tindakan koreksi ini adalah :

1)   Menghayati masalah-masalah yang dihadapi.

2)   Mencari kemungkinan untuk mengatasi atau memperbaiki adanya kesalahan.

3)   Mengadakan penilaian terhadap berbagai kemungkinan tersebut.

4)   Menentukan cara untuk mengadakan koreksi yang paling tepat.

Dalam mengadakan pengawasan dengan melakukan langkah-langkah di atas, perlu terlabih dulu mencari informasi yang dibutuhkan.

3.    Syarat-syarat pengawasan yang baik

Untuk menjalankan pengawasi dengan baik, diperlukan beberapa syarat yakni :

a.    Pengawasan harus mendukung sifat dan kebutuhan kegiatan (aktivitas).

b.    Pengawasan harus melaporkan setiap penyimpangan yang terjadi dengan segera.

c.    Pengawasan harus mempunyai pandangan ke depan.

d.    Pengawasan harus obyektif, teliti dan sesuia dengan standard yang digunakan.

e.    Pengawasan harus luwes atau fleksibel.

f.      Pengawasan harus serasi dengan pola organisasi.

g.    Pengawasan harus ekonomis.

h.    Pengawasan harus mudah dimengerti.

i.      Pengawasan harus diikuti dengan perbaikan/koreksi.

BENTUK-BENTUKPENGAWASAN
1. Pengawasan Pendahulu (feeforward control, steering controls)
Dirancang untuk mengantisipasi penyimpangan standar dan memungkinkan koreksi

dibuat sebelum kegiatan terselesaikan. Pengawasan ini akan efektif bila manajer dapat

menemukan informasi yang akurat dan tepat waktu tentang perubahan yang terjadi atau

perkembangan tujuan.
2. Pengawasan Concurrent (concurrent control)
Yaitu pengawasan “Ya-Tidak”, dimana suatu aspek dari prosedur harus memenuhi

syarat yang ditentukan sebelum kegiatan dilakukan guna menjamin ketepatan

pelaksanaan kegiatan.
3. Pengawasan Umpan Balik (feedback control, past-action controls)
Yaitu mengukur hasil suatu kegiatan yang telah dilaksanakan, guna mengukur

penyimpangan yang mungkin terjadi atau tidak sesuai dengan standar.

LINGKUNGAN PERUSAHAAN

PENGARUH LINGKUNGAN TERHADAP PERUSAHAAN

Kondisi bisnis banyak berpengaruh pada kehidupan kita. Oleh karena itu perusahaan-perusahaan mempunyai beberapa tanggung jawab pada kehidupan dan kesejahteraan manusia. Sekarang, masyarakat menuntut kepada perusahaan-perusahaan untuk mengemban tanggung jawab seperti itu lebih besar dari sebelumnya .
Istilah tanggung jawab social menunjukkan pertimbangan manajemen tentang pengaruh-pengaruh social di samping juga pengaruh ekonomi dari keputusan-keputusannya. Tanggung jawab social tersebut mencakup hal-hal seperti bidangkesehatan, informasi konsumen, praktek tanpa diskriminasi, dan pemeliharaan lingkungan fisik .

• Pengertian Lingkungan Perusahaan
Lingkungan perusahaan dapat diartikan sebagai keseluruhan dari factor-faktor ekstern yang mempengaruhi perusahaan baik organisasi maupun kegiatannya. Sedangkan arti lingkungan secara luas mencakup semua factor ekstern yang mempengaruhi individu, perusahaan, dan masyarakat. Faktor-faktor yang mempengaruhi perusahaan tersebut adalah luas dan banyak ragamnya, termasuk aspek-aspek ekonomi, politik, social, etika-hukum, dan ekologi/fisik dan sebagainya.
Masyarakat pluralistic adalah ombinasi dari berbagai kelompok yang mempengaruhi perusahaan. Dalam masyarakat pluralistic, terdapat banyak pusat kekuatan, masing-masing mempunyai sifat mandiri. Berbagai kelompok tersebut dapat menyebarkan kekuatan dan mencegah terjadinya pemusatan kekuatan pada satu segmen saja. Hubungan-hubungan yang baik dapat tejadi dengan saling member melalui kompromi, bukannya dengan paksaan. Dalam hal ini, plurarisme mencerminkan usaha manusia untuk mempertemukan kebutuhan dan kepentingan dari berbagai organisasi.

Kesan Negatif Tentang Perusahaan
Dari pemberitaan pers yang dapat kita ikuti, banyak masalah yang menciptakan kesan negative tentang perusahaan, antara lain menyangkut penyelewengan pajak, penyelundupan barang, penyogokan kepada pejabat pemerintah, periklanan yang menipu, kebocoran pabrik yang berbahaya, pembayaran-pembayaran yang tidak legal dan sebagainya.
Kritik terhadap perusahaan tidak hanya terbatas pada pertimbangan ekonomi, moral, etik, dan politik saja; tetapi juga menyangkut lingkungan fisik . Limbah kimia yang berbahaya dibuang begitu saja kesungai. Polusi udara juga meningkat, bahkan belum lama ini di Jakarta telh ditemukan bahwa kandungan carbon monoxide dalam air hjan cukup banyak. Sehingga masyarakat Jakarta dianjurkan untuk tidak menggunakan air hujan sebagai air minum
Usaha-usaha untuk Memperbaiki Kesan Negatif
Untuk memperbaki kesan negative dari masyarakat terhadap perusahaan, tentunya perusahaan harus tidak menciptakan masalah-masalah yang negative serta perlu melaksanakan hubungan masyarakat (humas) yang efektif . Saran dai pemerintah dan keluhan dari masyarakat . Kegiatan humas yang baik harus dapat menciptakan komunikasi dua arah yang serasi antara perusahaan dengan pemerintah, bukabbya hanya ber propaganda saja.

LIGKUNGAN FISIK, ENERGI DAN KONSERVASI
Dari masalah-maslah ekonomi dan social, salah satu masalah yang sangat sulit diatasi dan memerlukan biaya yang besar adalah yang berkaitan dengan lingkungan fisik. Dibeberapa kota di Indonesia, seperti Jakarta dan Surabaya sudah dirasakan semakin besarnya polusi udara dan air; bahkan di bagian kota Yogyakarta yang tidak begitu besar juga dirasakan adanya pencemaran airtanah karena kondisi permukiman yang berjubel serta pembuangan limbah yang terlalu dekat dengan air

• EKOLOGI
Ekologi adalah suatu ilmu yang mempelajari hubungan antara manusia dengan lingkungannya. Kualitas lingkungan kita sudah semakin menurun. Hal ini terutama disebabkan oleh kombinasi oleh tiga factor :
1. Semakin meningkatnya konsentrasi penduduk
2. Perkembangan teknologi baru
3. Semakin meningkatnya kemakmuran ekonomi.
Hampir setiap orang setuju dengan anggapan bahwa kita seharusnya menjaga kondisi lingkungan dengan baik secara ekologis. Tetapi pencapaian tujuan ini memerlukan adanya usaha timbal balik yang mungkin tidak selalu kita inginkan. Sebagai contoh, meskipun kita khawatir akan bahaya pencemaran air oleh tumpahnya minyak dari kapal tanker raksasa, namun penyediaan minyak, dengan harga yang wajar bahkan snagat murah saat ini (US $10,00 per barel), masih terus berlangsung .
• Macam-macam Polusi
Polusi merupakan pengrusakan lingkungan alam dimana kita hidup dan bekerja. Air dan udara yang sebelumnya bersih, sekarang telah tercemar Masing-masing jenis polusi berikut ini menjadi ancaman bagi lingkungan yang sehat :
1. Pencemaran udara
2. Pencemaran air
3. Pencemaran sampah awet
Pencemaran Udara
Rata-rata orang menghirup udara sebanyak 35 pon per hari. Jumlah ini merupakan enam kali dari jumlah makanan dan minuman yang dikonsumsi secara normal. Polusi udara ini menimbulkan dampak negative yang biasanya dikaitkan dengan penyakit jantung dan pernapasan. Kita dapat membayangkan bilamana seseorang dalam garasi tertutup menghidupkan mobil, maka lama kelamaan orang itu akan megalami sesak napas dan bahkan menjadi lemas, atau bahkan meninggal karena terlalu banyak menghirup gas karbon . Kita juga mengalami keadaan yang serupa di udara bebas ini meskipun kadar gas karbon yang kita hirup lebih sedikit. Tetapi dapat di duga bahwa pencemaran seperti ini berpengaruh terhadap kesehatan setiap orang .
Pencemaran Air
Cukup banyak kasus pencemaran air yang berasal dari berbagai macam sumber, seperti lingkungan industry, pemukiman, dan lingkungan pertanian. Penggunaan pupuk yang mempunyai kandungan cukup besar dapat meyebabkan polusi air baik di permukaan Maupin didalam tanah. Padatnya permukiman di suatu daerah atau kampung, seperti yang terjadi di Yogyakarta, juga dapat menjadi sumber polusi air. Jarak antara sumber air tanah dengan tangki peresapan (pembuangan kotoran) saling berdekatan sehingga bakteri-bakteri dalam tangki peresapan dapat merembes masuk ke sumber air. Air yang mengandung bakteri-bakteri tersbut tidak baik bagi kesehatan badan jika diminum.

• ENERGI DAN KONSERVASI
Di Indonesia sumber energy minyak bumi sudah lama digunakan disamping batu bara dan air. Kemudian muncul penggunaan gas alam yag ada did lam negeri; dan akhir-akhir ini sudah mulai di kembangkan penggunaan energy matahari serta kemungkinan penggunaan tenaga nuklir . Dari berbagai sumber kiranya energy matahari dapat memberikan prospek penggunaa yang baik dimasa depan mengingat bahay yang hamper tidak ada, biayanya murah dan bebas polusi. Sebagian besar penggunaan energy di dunia saat ini masih bergantung pada minyak dan gas .

LINGKUNGAN PEREKONOMIAN DAN PERPAJAKAN
• Alasan-alasan bagi meningkatnya pengeluaran Pemerintah
Pemerintah membayar pengeluarannya dari hasil pemungutan pajak. Alasan-alasan bagi pemerintah untuk menaikkan pajak adalah untuk membiayai pengeluaran yang semakiin meningkat. Meningkatnya pengeluaran pemerintah ini merupakan suatu tendensi yang mungkin menyebabkan naiknya laju pertumbuhan urbanisasi.

• Penerimaan dan Pengeluaran Pemerintah
Apabila pengeluaran pemerintah lebih besar dari penerimaannya maka akan terjadi deficit Negara. Untuk menutup deficit ini dapatlah dilakukan peminjama kepada bank-bank. Jumlah uang yang dipinjamkan denga cara ini disebut utang Negara. Tidak semua pajak yang dipungut oleh pemerintah ditujukan untuk meningkatkan penghasilan, terutama pajak-pajak yang dikenakan pada tempat perjudian, dan pajak impor untuk melindungi kegiatan usaha dalam negeri terhadap persaingan harga. Ada beberapa macam pajak yang dikenakan oleh pemerintah, antara lain:
a. Pajak tidak langsung adalah Pajak yang dikenakan atas barang-barang seperti rokok, tembakau, minuman keras, dan sebagainya, yang dibayar oleh imppotir, produsen dan pedagang besar.
b. Pajak langsung adalah termasuk pajak langsung karena langsung di kenakan atau dipungut atau pembayar pajak.

LINGKUNGAN HUKUM
HUkum yang ada di Indonesia dapat dikelompokkan kedalam 2 bagian :
1. Hukum public
Hukum public ini mengatur masalah-masalah yang mengatur kepentingan dan keamanan umum. Pengertian umum disini meliputi: seseorang, sekelompok orang, masyarakat dan Negara. Yang termasuk dalam hukum public adalah hukum tatanegara, hukum tatausaha, dan hukum pidana

2. Hukum Privat
Hukum privat merupakan hukum yang mengatur tentang hal-hal yang berhubungan dengan kepentingan seseorang dan kelompok-kelompok dalam suatu masyarakat. Termasuk dalam hukum privat adalah hukum perdata dan hukum dagang.

LINGKUNGAN PEMERINTAHAN
Hubungan antara perusahaan dan pemerintahan telah berkembang dari usaha-usaha untuk menggali dan menggunakan sumber-sumber ekonomi yang ditujukan untuk menciptakan kondisi perekonomian yang sehat. Hubungan ini menimbulkan berbagai macam kegiatan usaha dan akan berpengaruh terhadap sumber-sumber yang harus digunakan.

• Perhatian Pemerintah Terhadap Kegiatan Usaha
Pemerintah telah memberikan bantuan dalam kehidupan perusahaan terutama berupa perlindungan atas kekayaan, pengadaan kontrak, dan pemberian paten .Bantuan- bantuan pemerintah meliputi :
1. Bantuan bidang Transportasi
2. Bantuan pada perusahaan-perusahan kecil ( bantuan financial, pemberian kontrak,dan tehnik manajemen ).
3. Bantuan di bidang komunikasi

LINGKUNGAN INTERNASIONAL
• Neraca Pembayaran Internasional
Keadaan perekonomian internasional beberapa Negara di tunjukan dalam neraca pembayaraannya . Neraca pembayarn ini menggambarkan transaksi-transaki internasional. Yaitu sejumlah utang Negara Y terhadap Negara X, suatu konsep penting yang berhubunga dengan neraca pembayaran adalah neraca perdagangan.

• Perusahaan-perusahaan Multinasional (Multinational Corporation)
Perusahaan-perusahaan Multinational kebanyakan dari Negara-negara eropa, Amerika, dan jepang. Pasar yang dikuasainya meliputi beberapa Negara selain negaranya sendiri. Misalnya, perusahaan mobil Volkswagen/VW dari Jerman barat, sekarang menjual 67% hasil produksinya di luar Jerman . Dan lain-lainnya .
• Kegiatan-kegiatan Multinational
Perusahaan-perusahaan multinational bertujuan memasarkan barang hasil produksinya tidak hanya ke suatu Negara saja , tetapi juga ke Negara-negara lain. Kemudian mendirikan perusahaan perakitan/assembling di Negara kedua untuk melayani kebutuhannya disamping Negara ketiga yang ada di sekitarnya. Perusahaan-perusahaan Multinational beroperasi disuatu Negara untuk mengembangkan pasarnya secara ekonomis dan berusaha memanfaatkan keadaan politik yang menguntungkan. Dewasa ini di Indonesia sudah terdapat banyak perusahaan multinasional yang terus meningkatkan operasinya. Misalnya : Cocacola, Toyota, Sharp, Mitsubishi, Oliveti, FNCB, dll. Jepang adalah Negara yang paling banyak menanamkan investasi di Indonesia yaitu sebanyak 207 proyek atau senilai US $ 4,9 milyar.
• Ciri-ciri Perusahaan Multinational
PBB dalam laporan tahunan 1973 mendefinisikan perusahaan Multinational sebagai satu perusahaan yang kegiatan pokoknya meliputi usaha-usaha pengolahan/ manufaktur atau pemberian jasa dalam sedikitnya dua Negara. Dengan definisi ini maka Perusahaan Multinational merupakan sumber dari penanaman mod lasing langsung dan jumlahnya merupakan ukurn kegiatan perusahaan itu.
• Kebaikan dan Keburukan Perusahaan Multinational
A. Kebaikan Perusahaan Multinational
1. Menambah defisa negra melalui penanaman modal di bidang ekspor
2. Mengurangi devisa untuk impor disektor industry
3. Memodrnisir industi
4. Menambah kesempatan kerja dengan membuka lapangan kerja baru
5. Ikut mendukung pembangunan nasional . dan lain-lain
B. Keburukan Perusahaan Multinational
1. Makin banyaknya perusahaan Multinational yang didirikan dapat mempengaruhi kekuasaan ekonomi Negara
2. Dapat merusak kehidupan politik dan ekonomi Negara
3. Mencari keuntungan sebesar-besarnya dengan memperbesar modal merupakan motif Perusahaan-perusahaan Multinational.

LEMBAGA-LEMBAGA YANG MEMBANTU PERDAGANGAN INTERATIONAL

Untuk menjual barang keluar negeri atau mengimpor barang dari luar negeri, sering diperlukan adanya lembaga-lembaga peranta kegiatan mereka lebih memudahkan pelaksanaan ekspor atau impor tersebut . Peranta ini di sebut Middlemen, di bedakan kedalam empat golongan.
1. Export and Import Comission House
2. Merchant Exporters and Importers
3. Manufactures Export Agents
4. Export and Import Brokers

• Perkembangan Impor dan Ekspor di Indonesia
Setiap tahun sejak 1969 keadaan ekspor Indonesia secara keseluruhan mengalami perkembangan yang positif dalam nilai dollar. Tetapi mulai periode1981/1982 keadaan ekspor ini mulai mengalami fluktuasi . Pada dasarnya barang-barang yang diekspor dapat digoongkan kedalam dua kelompok, yakni barang-barang selain migas dan migas (minyak dan gas bumi)
Barang-barang yang termasuk kategori bukan minyak dikelompokkan lagi menjadi:
1. Golongan barang utama, terdiri atas : kayu, karet, timah, minyak kelapa sawit, kopi, tembakau, the, dan biji kelapa sawit.
2. Golongan barang lain, terdiri atas : hewan beserta hasilnya, lada, bungkil kopra, kopra, bahan makanan, barang tambang dan lain-lain.
Impor yang di lakukan Indonesia meliputi tiga macam impor golongan barang :
1. Barang konsumsi, terdiri atas: Beras, tepung terigu, tekstil dan lain-lain
2. Bahan baku dan penolong, terdiri atas: cengkeh, bahan kimia, dan preparat kimia, bahan cat, pupuk,kertas, benang tenun, cambric, dan shirting, dan lain sebagainya
3. Barang modal terdiri atas : mesin-mesin, generator listrik, alat telekomunikasi, dan lain sebagainya.

Berikut adalah salah satu contoh perkembangan ekspor impor Indonesia beberapa bulan yang lalu :

·              Nilai ekspor Indonesia maret 2010 mencapai US$12,63 milyar atau mengalami peningkatan sebesar 13,11 persen disbanding ekspor februari 2010. Sementara bila disbanding maret 2009 mengalami peningkatan sebesar 46,61 %.

Melihat data diatas kita bias simpulkan bahwa ekspor Indonesia sedang sangat bergairah dan semoga saja nilai ekspor kita tetap terjaga nilainya dengan baik.