PENGERTIAN DAN KONSEP PEMASARAN

PENGERTIAN DAN KONSEP PEMASARAN

- Pengertian Pemasaran
Pemasaran dan produksi merupakan fungsi pokok bagi perusahaan. Semua perusahaan berusaha memproduksi dan memasarkan produk atau jasa untuk memenuhi kebutuhan konsumen.
Pada saat ini kegiatan pemasaran mempunyai peranan yang sangat penting dalam dunia usaha. Kadang-kadang istilah pemasaran ini diartikan sama dengan beberapa istilah, seperti : penjualan, perdagangan, dan distirbusi.
Pemasaran adalah sistem keselluruhan dari kegiatan usaha yang ditujukan untuk merencanakan, menentukan harga, mempromosikann, dan mendistriibusikan barang dan jasa yang dapat memuaskan kebutuhan kepada pembeli yang ada maupun pembeli potensial.

- Penciptaan Faedah Bagi Konsumen
Pemasaran adalah termasuk salah satu kegiatan dalam perekonomian danmembantu dalam penciptaan nilai ekonomi. Selain pemasaran, kegiatan lain yang dapat menciptakan nilai ekonomi adalah :
Produksi yang membuat barang-barang
Konsumsi yang menggunakan barang-barang tersebut.
Faedah (utility) adalah kekuatan dari suatu produk atau jasa untuk memuaskan kebutuhan.
Perusahaan dapat mencipatakan lima macam faedah, yakni : (1) Faedah bentuk (form utility), (2) Faedah waktu (time utility), (3) Faedah tempat (place utility), (4) Faedah milik (ownership utility), dan (5) Faedah informasi (information utility)

Konsep Pemasaran
Konsep Pemasaran adalah sebuah falsafah bisnis yang enyatakan bahwa pemuasan kebutuhan konsumen merupakan syarat ekonomi dan social bagi kelangsungan hidup perusahaan.
Dari konsep inti pemasaran maka, ada lima konsep pemasaran yang mendasari cara organisasi melakukan kegiatan pemasarannya.
# Konsep Pemasaran Berwawasan Produksi
Konsep ini adalah salah satu konsep tertua, yaitu akan memilih produk yang mullah didapat dan murah harganya. Dalam hal ini memusatkan perhatiannya untuk mencapai efisiensi produksi yang tinggi serta cakupan distribusi yang luas. Konsep ini dapat dijalankan apabila permintaan produk melebihi penawarannya dan dimana biaya produk tersebut sangat tingi. Kelemahan konsep pemasaran ini adalah pelayanan tidak ramah dan buruk.
# Konsep Pemasaran Berwawasan Produk
Konsep ini berpendapat bahwa pelanggan akan memilih produk yang menawarkan mutu, kinerja terbaik dan inovatif dalam hal ini memuaskan perhatian untuk membuat produk yang lebih baik dan terus menyempurnakannya. Industri yang berwawasan ini cenderung tidak memperhatikan keinginan dan kebutuhan dari pelanggan, sehingga divisi pemasaran akan mengalami kesulitan dalam pemasaran.
# Konsep Pemasaran Berwawasan Menjual
Konsep ini berpendapat bahwa kalau pelanggan dibiarkan saja, pelanggan tidak akan membeli produk industri dalam jumlah cukup sehingga harus melakukan usaha penjualan dan promosi yang agresif. Konsep ini beranggapan bahwa pelanggan enggan membeli dan harus didorong supaya membeli. Konsep ini sering digunakan pada " Produk yang tidak dicari" atau tidak terpikir untuk dibeli serta pada industri yang mengalami kelebihan kapasitas produksi.
# Konsep Pemasaran Berwawasan Pemasaran
Konsep ini berpendapat bahwa kunci untuk mencapai tujuan industri terdiri dari penentuan kebutuhan dan keinginan pasar sasaran serta memberikan kepuasan yang diinginkan secara lebih efektif dan efisien daripada saingannya. Konsep berwawasan pemasaran bersandar pada empat pilar utama, yaitu : (1) pasar sasaran,
(2) kebutuhan pelanggan,
(3) pemasaran yang terkoordinir serta
(4) keuntungan.
Konsep ini telah dinyatakan dalam banyak cara
- Memenuhi kebutuhan dengan menguntungkan
- Temukan keinginan dan penuhilah
- Cintailah pelanggan bukan produknya
- Dapatkanlah sesuai kesukaan anda
- Berusaha sekuat tenaga memberikan nilai, mutu dan kepuasan tertinggi bagi uang pelanggan.
# Konsep Pemasaran Berwawasan Bermasyarakat
Konsep ini beranggapan bahwa tugas industri adalah menentukan kebutuhkan, keinginan serta kepentingan pasar sasaran dan memenuhi dengan lebih efektif serta lebih efisien daripada saingannya dengan cara mempertahankan atau meningkatkan kesejahteraan pelanggan dan masyarakat. Konsep pemasaran bermasyarakat meminta pemasar untuk menyeimbangkan tiga faktor dalam menentukan kebijaksanaan pemasaran, yaitu

(1) keuntungan industri jangka pendek,
(2) kepuasan pelanggan jangka panjang dan
(3) kepentingan umum dalam pengambilan keputusan.

Pendekatan Studi Pemasaran
Pemasaran dapat dipelajari dengan mengadakan berbagai macam pendekatan, yaitu :
Pedekatan serba fungsi (functional approach)
Pendekatan serba lembaga (institutional approach)

Pendekatan Serba Fungsi
1. Penjualan
2. Pembelian
3. Pengangkutan
4. Penyimpanan
5. Pembelanjaan
6. Penanggungan Risiko
7. Standardisasi dan Grading
8. Pengumpulan Informasi Pasar

Pendekatan Serba Lembaga
Pendekatan serba lembaga ini mempelajari pemasaran dari segi organisasi/lembaga-lembaga yang terlibat dalam kegiatan pemasaran

Pendekatan Serba Barang
Pendekatan serba barang atau disebut juga pendekatan organisasii industry, merupakan suatu pendekatan pada pemsaranyang melibatkan studi tentang bagaimana barang-barang tertentu berpindah dari titik prduksi ke konsumen akhir atau konsumen industri.

Pendekatan Serba Managemen
Pendekatan serba manajemen mempelajari pemasaran dengan menitik beratkan pada pendapat manajer serta keputusan yang mereka ambil.

Pendekatan Serba Sistem
Sumber pemasaran adalah kumpulan lembaga-lembaga yang melakukan tugas pemsaran, barang, jasa, ide, orang, dan factor-faktor lingkungan yang saling memberikan pengaruh, dan membentuk serta mempengaruhi hubungan perusahaan dengan pasarnya.

STRUKTUR ORGANISASI PEMASARAN
Sebagai salah satu fungsi pokok dalam perusahaan, pemasaran dipegang oleh seorang manajer pemasaran yang kebanyakan bertanggung jawab pada direktur perusahaan.

PASAR
Pengertian Pasar
Pengertian pasar sebagai tempat ini sebenarnya sangatsempit dan kurang fleksibel. Pasar adalah orang-orang yang mempunyai keinginan untuk puas,uang untuk berbelanja, dan kemauan untuk membelanjakannya.
Dari difinisi tersebut dapatlah diketahui adanya tiga unsure penting yang terdapat dalam pasar, yakni :
 Orang dengan segala keinginannya
 Daya beli mereka
 Kemauan untuk membelanjakan uangnya
Macam-macam Pasar
Pada pokoknya, pasar dapat dikelompokan kedalam 4 golongan, yakni : (1) pasar konsumen, (2) pasar penjual, (3) pasar industri, dan (4) pasar pemerintah.
- Pasar konsumen adalah sekelompok pembeli yang membeli barang-barang untuk dikonsumsikan, bukannya dijual atau diproses lebih lanjut.
- Pasar penjual adalah suatu pasar yang terdiri atas individu-individu dan organisasi yang membeli barang-barang dengan maksud untuk dijual lagi atau disewakan agar mendapatkan laba.
- Pasar industri adalah pasar yang terdiri atas individu-individu dan lembaga atau organisasi yang membeli barang-barang untuk dipakai lagi baik secara langsung maupun tidak langsung, dalam memproduksi barang lain yang kemudian dijual. Barang yang dibeli adalah barang industri.
- Pasar pemerintah adalah pasar dimana terdapat lembaga-lembaga pemerintah, seperti : departemen-departemen, direktorat, kantor-kantor dinas, dan instansi lain.

Segmentasi Pasar
Segmentasi pasar adalah kegiatan membagi-bagi pasar yang bersifat heterogen dari suatu produk ke dalam satuan-satuan pasar (segmen pasar) yang bersifat homogeny.

Manfaat dan Kelemahan Segmentasi
Banyaknya perusahaan yang melakukan segmentasi pasar atas dasar pengelompokkan variabel tertentu. Dengan menggolongkan atau mensegmentasikan pasar seperti itu, dapat dikatakan bahwa secara umum perusahaan mempunyai motivasi untuk mempertahankan dan meningkatkan tingkat penjualan dan yang lebih penting lagi agar operasi perusahaan dalam jangka panjang dapat berkelanjutan dan kompetitif (Porter, 1991).
Manfaat yang lain dengan dilakukannya segmentasi pasar, antara lain:
1. Perusahaan akan dapat mendeteksi secara dini dan tepat mengenai kecenderungan-kecenderungan dalam pasar yang senantiasa berubah.
2. Dapat mendesign produk yang benar-benar sesuai dengan permintaan pasar.
3. Dapat menentukan kampanye dan periklanan yang paling efektif.
4. Dapat mengarahkan dana promosi yang tersedia melalui media yang tepat bagi segmen yang diperkirakan akan menghasilkan keuntungan yang lebih besar.
5. Dapat digunakan untuk mengukur usaha promosi sesuai dengan masa atau periode-periode dimana reaksi pasar cukup besar.
Gitosudarmo (2000) menambahkan manfaat segmentasi pasar ini, sebagai berikut:
1. Dapat membedakan antara segmen yang satu dengan segmen lainnya.
2. Dapat digunakan untuk mengetahui sifat masing-masing segmen.
3. Dapat digunakan untuk mencari segmen mana yang potensinya paling besar.
4. Dapat digunakan untuk memilih segmen mana yang akan dijadikan pasar sasaran.
Sekalipun tindakan segmentasi memiliki sederetan keuntungan dan manfaat, namun juga mengandung sejumlah resiko yang sekaligus merupakan kelemahan-kelemahan dari tindakan segmentasi itu sendiri, antara lain:
1. Biaya produksi akan lebih tinggi, karena jangka waktu proses produksi lebih pendek.
2. Biaya penelitian/ riset pasar akan bertambah searah dengan banyaknya ragam dan macam segmen pasar yang ditetapkan.
3. Biaya promosi akan menjadi lebih tinggi, ketika sejumlah media tidak menyediakan diskon.
4. Kemungkinan akan menghadapi pesaing yang membidik segmen serupa.
Bahkan mungkin akan terjadi persaingan yang tidak sehat, misalnya kanibalisme sesama produsen untuk produk dan segmen yang sama.

MARKETING MIX DAN PRODUK

Pengertian Marketing Mix
Marketing mix adalah kombinasi dari empat variabel atau kegiatan yang merupakan inti dari system pemasaran perusahaan, yakni : produk, struktur harga, kegiatan promosi, dan system distribusi.

Pengertian Barang
Barang/produk adalah suatu sifat yang kompleks baik dapat diraba maupun tidak dapat diraba, termasuk bungkus, warna, harga, prestise perusahaan dan pangecer, pelayanan perusahaan dan pengecer, yang diterima oleh pembeli untuk memuaskan keinginan atau kebutuhannya.


Penggolongan Barang menurut Tingkat Pemakaian dan Kekongkritannya

Penggolongan ini menunjukan berapa kali sebuah barang dapat digunakan, apakah sekali, dua kali, atau beberapa kali, atau sekian banyak kali. Selain itu, penggolongan tersebut juga menunjukkan kongkrit tidaknya suatu barang, sehingga barang-barang dibagi kedalam : (1) barang tahan lama, (2) barang tidak tahan lama, dan (3) jasa

1. Barang tahan lama
Barang tahan lama (duarable goods) adalah barang-barang yang secara normal dapat dipakai berkali-kali; jadi dapat dipakai untuk jangka waktu yang relative lama,
2. Barang Tidak Tahan Lama
Barang tidak tahan lama (nondurable goods) adalah barang-barang yang secara normal hanya dapat dipakaik satu kali atau beberapa kali saja, artinya sekali barang itu dipakai akan habis, rusak, atau tidak dapat dipakai lagi
3. Jasa
Jasa adalah kegiatan, manfaat, atau kepuasan yang ditawarkan untuk dijual.


Penggolongan Barang menurut Tujuan Pemakainnya oleh si Pemakai

Barang dapat digolongkan ke dalam dua golongan, yaitu : (1) barang konsumsi dan (2) barang industry.

1. Barang Konsumsi
Arang konsumsi adalah barang-barang yang dibeli untuk dikonsumsikan.
Barang konsumsi dibagi menjadi 3 golongan : barang konvenian , barang shopping , barang special .
2. Barang industry
Barang industry adalah barang-barang yang dibeli untuk diproses lagi atau untuk kepentingan dalam industry,baik secare langsung atau tidak langsung di pakai proses produksi.Barang industry tersebut masih dapat di bedakan lagi menjadi lima golangan sebagai berikut :
- bahan baku
- komponen dan barang setengah jadi
- perlengkapan operasi
- instalasi
- Peralatan ekstra

• Merk ( brand )

Suatu produk dapat di bedakan dari produk lainnya dari segi merk. merk tersebut dapat di pakai sebagi alat untuk menciptakan pandangan tertentu dari para pembeli baik melalui periklanan maupun melalui kegiatan promosi yang lain.

• Saluran pemasaran

Adalah saluran yang di gunakan oleh produsen untuk menyalurkan barang tersebut dari produsen sampai ke konsumen atu pemakai produksi. Adapun lembaga-lembaga yang ikut mengambil dalam penyaluran barang ini adalah :
- Produsen
- Perantara
- Konsumen akhir atau pemakai industry

• Saluran distribusi ganda

Ada beberapa masalah yang harus di pertimbangkan dalam pemilihan saluran distribusi. Factor-faktor tersebut antara lain :
1. Jenis barang yang di pasarkan
2. Produsen yang menghasilkan produknya
3. Penyalur yang bersedia ikut mengambil bagian
4. Pasar yang di tuju

• Perantara saluran

Dalam operasi nya perantara saluran melaksanakan berbagai macam fungsi pemasaran, seperti : penyimpanan,pengankutan dan sebagainya. Sering pula mereka terlibat dalam penanganan barang-barang dalam jumlah besar.

• Pedagang besar

Pedagang besar merupakan salah satu lembaga saluran yang penting, terutama untuk menyalurkan barang kosumsi. Banyak fungsi-fungsi pemasaran yang mereka lakukan, sehingga pedagng besar ini dapat di golongkan ke dalam :
- Pedagang besar dengan fungsi penuh
- Pedagang besar dengan fungsi terbatas


• Pengecer

Dalam pemasaran, pengecer mempunyai peranan yang penting karena berhubungan secara langsung dengan konsumen akhir. Jadi pedagang eceran ini meliputi semua kegiatan yang berhubungan secara langsung dengan penjualan barang atau jasa kepada konsumen akhir untuk keperluan peribadi.

• Agen

Di muka kita telah mmebahas tentang perantara pedagang, baik pedagang besar maupun pengecer. Meraka di sebut sebagai pedagang karena mempunyai hak milik atas barang-barang yang di pasarkan. Adapun jenis-jenis again yang ada antara lain :
- Agen penjual;an
- Agen pembelian
- Agen pengankutan

• Jumlah perantara dalam saluran

Setelah produsen menentukan salurann distribusi yang akan di pakai, masalah yang di hadapi berikutnya adalah masalah penentuan jumlah perantara untuk di tetapkan sebagai perantara pada tingkat perdagangan besar atau eceran produsen mempunyai tiga alternative yang dapat di tempuh nya :
- Distribusi intensif
- Distribusi selektif
- Distribusi eksekutif

• Penentuan harga

Dalam perekonomian saat ini, pertukaran atau jual beli barang dan jasa tidak lagi di gunakan secara barter, Harga adalah sejumlah uang yang di butuhkan untuk mendapatkan sejumlah kombinasi beserta pelayanan nya. Factor-faktor yang m,empengaruhi tiongkat harga :
- Keadaan perekonomian
- Penawaran dan permintaan
- Elastisitas permintaan
- Persaingan
- Biaya
- Tujuan manajer
- Pengawasan permerintah

Metode-metode penetapan harga
Ada 2 pendekatan pokok dalam penentuan harga jual,yaitu : (1) pendekatran biaya , (2) pendekatan pasar .
Politik penetapan harga
Promosi dan periklanan
Promosi adalah arus informasi atau persuasi satu – arah yang dibuat untuk mengarahkan seseorang atau organisasi kepada tindakan yang menciptakan pertukaran dalam pemasaran .
Periklanan adalah komunikasi non induvidu ,dengan sejumlah biaya ,melalui berbagai media yang dilakukan oleh perusahaan , lembaga nonb-laba, sertra induvidu-induvidu

Desain dan Perilaku Organisasi

Desain dan Perilaku Organisasi

Pengertian Organisasi
Dalam berbagai aktivitas, kita selalu berkaitan dengan organisasi. Tim-tim olahraga dan organisasi social, kelompok keagamaan dan aktivitas-aktivitas pekerjaan, semuanya termasuk organisasi. Bahkan kelompok-kelompok binatang seperti lebah, semut, rayap dan beruk juga mempunyai organisasi.
Banyak keberhasilan perusahaan bergantung kepada organisasi. Adanya struktur yang mapan sangat diperlukan untuk menjamin agar rencana manajer dapat dilaksanakan.
Menurut Boone dan Kurtz, organisasi didefinisikan sebagai berikut :
Oraganisasi adalah suatu proses tersusun yang orang-orangnya berinteraksi untuk mencapai tujuan.
Manajer harus menyusun suatu struktur organisasi formal yang orang-orang serta sumber-sumber fisiknya dipersiapkan dengan baik untuk melaksanakan rencana dan mencapai tujuan keseluruhan. Definisi organisasi itu mencakup tiga elemen pokok, yaitu :
1. Interaksi manusia
2. Kegiatan mengarah pada tujuan
3. Struktur

Organisasi Sosial

Organisasi sosial adalah perkumpulan sosial yang dibentuk oleh masyarakat, baik yang berbadan hukum maupun yang tidak berbadan hukum, yang berfungsi sebagai sarana partisipasi masyarakat dalam pembangunan bangsa dan negara. Sebagai makhluk yang selalu hidup bersama-sama, manusia membentuk organisasi sosial untuk mencapai tujuan-tujuan tertentu yang tidak dapat mereka capai sendiri.

Organisasi Formal dan Informal
Organisasi Formal
Organisasi formal memiliki suatu struktur yang terumuskan dengan baik, yang menerangkan hubungan-hubungan otoritasnya, kekuasaan, akuntabilitas dan tanggung jawabnya. Struktur yang ada juga menerangkan bagaimana bentuk saluran-saluran melalui apa komunikasi berlangsung. Kemudian menunjukkan tugas-tugas terspesifikasi bagi masing-masing anggotanya. Hierarki sasaran organisasi formal dinyatakan secara eksplisit. Status, prestise, imbalan, pangkat dan jabatan, serta prasarat lainya terurutkan dengan baik dan terkendali. Selain itu organisasi formal tahan lama dan mereka terencana dan mengingat bahwa ditekankan mereka beraturan, maka mereka relatif bersifat tidak fleksibel. Contoh organisasi formal ádalah perusahaan besar, badan-badan pemerintah, dan universitas-universitas. Organisasi formal merupakan system tugas, hubungan wewenang, tanggung jawab dan pertanggungjawaban yang dirancang oleh manajemen agar pekerjaan dapat dilakukan.
Struktur formal ini dibuat untuk meliput pekerjaan yang harus dilakukan dan memberikan suatu kerangka bagi perilaku pekerjaan. Organisasi formal menawarkan bidang-bidang tetap yang masing-masing orang bekerja pada bidang tanggung jawabnya sendiri. Pada saat yang sama, tentunya, pekerjaan yang dilakukan oleh setiap orang itu menjadi bagian dari tugas yang lebih besar yang harus diselesaikan secara keseluruhan oleh perusahaan. Organisasi formal merupakan bagian yang dapat dilihat pada bagan organisasi. Sedangkan organisasi infornal tidak. Beberapa factor yang harus diperhatikan dalam penyusunan struktur organisasi formal adalah :
1. Wewenang
2. Tanggung jawab
3. Pertanggungjawaban
4. Delegasi
5. Koordinasi

Organisasi Informal
Organisasi informal selalu ada dalam setiap organisasi. Keberadaannya tidak direncanakan, terjadi atas dasar keakraban dan hubungan-hubungan baik menyangkut bidang pekerjaan ataupun tidak.
Organisasi informal adalah suatu jaringan hubungan pribadi dan social yang mungkin tidak dilakukan atas dasar hubungan wewenang formal.
Organisasi informal terjadi dalam semua perusahaan karena adanya unterksi manusia, dan orang akan selalu berinteraksi serta membentuk keakraban. Para manajer sering menghendaki untuk menjauhkan organisasi informal. Hal ini dapat bertentangan dengan perintah-perintah formal, mendapatkan cara-cara yang tidak dapat piterima dalam pelaksanaan tugas atau dapat menimbulkan perubahan-perubahan apa yang sedang dilaksanakan.

Selain itu, organisasi juga dibedakan menjadi organisasi primer dan organisasi sekunder menurut Hicks:

• Organisasi Primer, organisasi semacam ini menuntut keterlibatan secara lengkap, pribadi dan emosional anggotanya. Mereka berlandaskan ekspektasi rimbal balik dan bukan pada kewajiban yang dirumuskan dengan eksak. Contoh dari organisasi semacam ini adalah keluarga-keluarga tertentu.
• Organisasi Sekunder, organisasi sekunder memuat hubungan yang bersifat intelektual, rasional, dan kontraktual. Organisasi seperti ini tidak bertujuan memberikan kepuasan batiniyah, tapi mereka memiliki anggota karena dapat menyediakan alat-alat berupa gaji ataupun imbalan kepada anggotanya. Sebagai contoh organisasi ini adalah kontrak kerjasama antara majikan dengan calon karyawannya dimana harus saling setuju mengenai seberapa besar pembayaran gajinya.

Komunikasi yang terjadi dalam organisasi informal berjalan dengan cepat dari mulut ke mulut. System informasi ini disebut sistem tanaman rambat. Informasi yang disampaikan dapat berlebihan, kurang tepat, kurang terpecaya, atau dapat juga terpecaya. Dalam praktek, sistem seperti ini berlangsung membantu sistem komunikasi formal. Keduanya akan terjadi dan manajer selalu menghadapinya.
Dalam sebuah kelompok kerja terdapat tiga kategori karyawan, yaitu :
Anggota-anggota kelompok dalam (inner group)
Anggota-anggota kelompok pinggir (fringe group)
Anggota-anggota kelompok luar (out group)

Sentaralisasi Vs Desentralisasi
Organisasi yang Disentralisasi
Sebuah perusahaan yang mengambil kebijakan menempatkan wewenang pengambilan keputusan utama dan pengendalian ditangan beberapa eksekutif puncak disebut organisasi manajemen yang disentralisir. Jadi, organisasi manajemen yang disentralisir merupakan sebuah sistem yang wewenang serta pengendaliannya dipegang disuatu pusat, biasanya eksekutif puncak.
Beberapa kebaikan organisasi disentralisir adalah :
1. Bahwa pengendalian yang lebih efektif dapat dilakukan
2. Cenderung memperpendek jangka pengambilan keputusan
3. Memungkinkan bagi seluruh unit untuk mengikuti suatu rencana tindakan yang seragam

Beberapa keburukan organisasi disentralisir adalah :
1. Jika perusahaan berkembang dengan pesat, maka beban kerja pada eksekutif puncak menjadi terlalu banyak
2. Organisasi yang disentralisir hanya memberi pengalaman sedikit kepada manajer muda dalam mengambil keputusan

Organisasi yang Didesentralisir
Banyak perusahaan besar telah menggunakan didesentralisir wewenang manajemen. Manajemen yang didesentralisir merupakan suatu usaha sistematis untuk mendelegasikan kepada jenjang bawah semua wewenang kecuali yang harus dilakasnakan pada jenjang tertinggi. Desentralisir diterapkan dengan alasan yang berbeda. Beberapa peusahaan mendesentralisir pengambilan keputusannya karena mengetahui bahwa kondisi dari pabrik ke pabrik berbeda. Karyawan disetiap pabrik mengetahui bahwa kegiatannya lebih baik daripada kegiatan karyawan disentralisir. Jadi mereka dapat mengambil keputusan yang lebih baik.

Struktur Organisasi dan Penyusunannya
Pembentukan Struktur Organisasi
Struktur organisasi formal didasarkan pada analisa dari tiga elemen kunci setiap organisasi, yaitu:
1. Interaksi kemanusiaan
2. Kegiatan yang terarah ke tujuan
3. Struktur
Manajemen harus mengkoordinir kegiatan-kegiatan karyawan untuk mencapai tujuan organisasi.
Tujuan sebuah perusahaan yang berupa “menyediakan barang yang berkualitas baik dengan harga bersaing kepada konsumen” tidak dapat menjabarkan kondisi peralatan produksi yang harus diperiksa secara teratur dan diperbaiki jika terjadi kerusakan. Tujuan perusahaan sering bersifat luas dan tidak memberikan ciri kegiatan kerja secara individual. Akibatnya, tujuan-tujuan itu harus dipecah kedalam tujuan-tujuan khusus kepada karyawan dalam perusahaan.
Hierarki Tujuan
Hierarki tujuan organisasi berlingkup dari tujuan perusahaan keseluruhan sampai tujuan-tujuan khusus yang ditetapkan untuk masing-masing karyawan. Tujuan-tujuan yang lebih luas menyangkut kemampulabaan, penjualan, pangsa pasar dan jasa dipecah kedalam tujuan-tujuan untuk masing-masing divisi, masing-masing pabrik, masing-masing departemen, masing-masing kelompok kerja dan masing-masing karyawan individual. Jika hal ini sudah ditetapkan, setiap karyawan dapat melihat sumbangannya terhadap pencapain tujuan organisasi secara keseluruhan. Jumlah jenjang dalam hierarki bergantung pada besarnya dan kekomplekan perusahaan. Perusahaan yang lebih kecil biasanya mempunyai jenjang lebih sedikit dibanding perusahaan besar.
Departementalisasi
Pembentukan struktur oerganisasi dimulai dengan penganalisisan kegiatan-kegiatan utama organiasi. Dikebanyakan perusahaan kegiatan ini berupa produksi, pemasaran, pembelanjaan, dan personalia. Masing-masing kegiatan ditugaskan ke departemen atau bagian yang berbeda dalam perusahaan termasuk manajer dan karyawannya.
Wewenang dan tanggung Jawab
Dengan tumbuhnya organisasi, manajer harus menugaskan sebagian kegiatannya kepada bawahan agar dapat mencurahkan waktunya pada fungsi-fungsi manajerial. Tindakan menugaskan kegiatan kepada bawahan disebut pendelegasian.
Dalam pendelegasian kegiatan, manajer memberikan tanggung jawab kepada bawahan untuk melaksanakan tugas-tugas yang ditugaskannya. Disamping tanggung jawab, bawahan juga diberi wewenang yang sepadan dengan tanggung jawab tersebut. Setelah melakuakn tugas sesuai dengan wewenang dan tanggung jawabnya, bawahan harus memberikan pertanggungjawaban kepada atasannya. 
Berapa Banyak Bawahan yang harus Ada di Bawah Seorang Manajaer ?
Salah satu alasan untuk departementalisasi adalah terbatasnya jumlah kegiatan yang dapat dilakukan oleh manajer disamping juga jumlah bawahan yang dapat disupervisi secara efektif. Rentangan pengendalian (span of control) merupakan jumlah optimal bawahan yang dapat dikelola oleh seorang manajer. 
Faktor-faktor kritis dalam menentukan rentangan pengendalian yang optimal adalah :
1. Jenis pekerjaan
2. Pelatihan karyawan
3. Kemampuan manajer
4. Efektifitas komunikasi
Menjamin Komunikasi yang Efektif
Komunikasi merupakan tugas yang relatif sederhana bagi organisasi kecil. Sering komunikasi itu berupa tatap muka dan perintah yang kurang jelas dapat diperbaiki dengan pembicaraan secara personal.
Menghindari Pertumbuhan Organisasi yang Tidak Perlu
Dengan meningkatnya kekomplekan dan ukuran organisasi muncul kecenderungan untuk menambah personalia atasan dan spesialis. Kecenderungan ini bersifat alami seperti yang dapat terjadi dalam desentralisasi dan para manjer mengetahui bahwa rentang pengendalian mereka terbatas. Akan tetapi, perencana organisasi harus yakin bahwa jenjang manajer baru dan beberapa penasehat teknis sangat diperlukan, atau akan terjadi kenaikan sedikit dalam keluaran produksi atau efisiensi.
Mengapa terjadi kecenderungan untuk menambah karyawan pada tingkat yang lebih tinggi dibanding peningkatan pekerjaan ? menurut Parkinson, penyebabnya terletak pada :
1. Keinginan manajer sendiri untuk membangun “kerajaan” dengan menambah bawahan
2. Kerja tulis yang diciptakan oleh adanya kesempatan kerja dari karyawan tambahan

Bentuk-bentuk Struktur Organisasi
Dalam suatu organisasi dengan segala aktivitasnya, terdapat hubungan diantara orang-orang yang menjalankan aktivitas tersebut. Makin banyak kegiatan yang dilakukan dalam suatu organisasi, makin kompleks pula hubungan-hubungan yang ada. Untuk itu perlulah dibuat suatu bagan yang menggambarkan tentang hubungan tersebut termasuk hubungan antara masing-masing kegiatan atau fungsi. Bagan yang dimaksud dinamakan bagan organisasi atau struktur organisasi. Yang menjadi dasar dalam organisasi ini adalah pembagian kekuasaan (authority) dan tanggung jawab (responbility).
Ada empat pokok bentuk strutur organisasi, yaitu :
a. Organisasi garis (line organization) : kekuasaan mengalir secara langsung dari Direktur ke Kepala Bagian dan kemudian terus ke karyawan-karyawan dibawahnya. Masing-masing bagian merupakan unit yang berdiri sendiri, dan Kepala Bagian menjalankan semua fungsi pengawasan dalam bagiannya.
Kebaikan Organisasi Garis
Adanya kesatuan dalam pimpinan dan perintah
Pimpinan dapat lebih cepat dalam mengambil keputusan, sebab tidak perlu membicarakannya dengan orang lain
Pimpinan dapat lebih cepat dalam memberikan perintah, sebab perintah tersebut dapat diberikan langsung pada bawahan
Menghemat biaya, sebab pengawasan dari berbagai kegiatan hanya dilakukan oleh seorang saja
Keburukan Organisasi Garis
Sering terdapat birokrasi yang menghambat jalannya perusahaan
Tidak adanya spesialisasi menyebabkan tugas yang berat bagi para petugas sehingga kurang efisien
Kurangnya kerjasama diantara masing-masing bagian

b. Organisasi Garis dan Staf, merupakan kombinasi yang diambilkan dari keuntungan-kruntungan adanya pengawasan secara langsung dan spesialisasi dalam perusahaan. Tipe organisasi garis dan staf ini lebih baik digunakan untuk perusahaan sedang dan besar. Tugas kepala-kepala bagian yang semakin berat memerlukan bantuan para ahli (spesialis) yang dapat memberikan saran-saran dalam beberapa fungsi. Untuk ini dapatlah dibentuk staf. Selain memberi saran kepada pimpinan ataupun kepala-kepala bagian, mereka tidak mempunyai kekuasaan dalam pemberian perintah. Hubungan anatara pimpinan dengan bawahan langsung dinamakan hubungan garis. Sedangkan apabila hubungan mereka tidak langsung dalam hal ini manajer tersebut bertindak sebagai staf dinamakan hubungan staf.

Kebaikan Organisasi Garis dan Staf
Pimpinan lebih leluasa dalam memberikan saran terhadap tugas khusus di luar bagiannya
Staf dapat membantu untuk mengatasi berbagai persoalan sehingga akan memperingan pekerjaan dan meningkatkan efisiensi kerja
Staf dapat mendidik para petugas
Adanya kesatuan dalam pimpinan sehingga menciptakan aliran kekuasaan dengan jelas
Keburukan Organisasi Garis dan Staf
Kadang-kadang staf tidak lagi memberi saran tetapi perintah, sehingga dapat menimbulkan pertentangan dengan manajer pada bagian yang bersangkutan
Dapat menimbulkan anggapan pada petugas untuk lebih percaya kepada staf daripada atasannya
Staf dapat ikut disalahkan apabila saran yang diberikan tidak memperoleh hasil

c. Organisasi Fungsional, dalam organisasi ini masing-masing manajer adalah seorang spesialis atau ahli dan masing-masing bawahan mempunyai beberapa pimpinan. Manajer memiliki kekuasaan penuh untuk menjalankan fungsi-fungsi yang menjadi tanggung jawabnya. Jadi bentuk ini lebih menekankan pada pembagian fungsi.

Kebaikan Organisasi Fungsional
Masing-masing fungsi dipegang oleh orang yang ahli dalam bidangnya, sehingga terdapat keserasian antara tugas dan keahliannya
Tugas para manajer menjadi lebih ringan dengan adanya pembagian fungsi

Keburukan Organisasi Fungsional
Membingungkan para pekerja karena tidak ada kesatuan dalam pimpinan dan perintah
Tidak ada hubungan garis secara langsung dengan atasan
Kesulitan-kesulitan yang timbul tidak dapat secara cepat diatasi
Kurangnya koordinasi sering menimbulkan perselisihan diantara para manajer
d. Organisasi Komite, organisasi ini dilakukan untuk mengumpulkan pendapat tentang berbagai kegiatan dalam perusahaan. Misalnya Komite Budget mempunyai anggota kepala-kepala bagian dalam peusahaan, seperti kepala bagian produksi, kepala bagian financial dan kepala bagian pemasaran. Mereka beusaha mengalokasikan dana dengan menyusun suatu budget yang terbaik untuk seluruh kegiatan perusahaan. Komite ini dapat dibentuk disemua bagian dalam organsiasi, sehingga sering terdapat beberapa macam komite.
Untuk membangun komite haruslah memperhatikan syarat-syarat berikut ini :
1. Suasananya santai dan bersifat informal
2. Semua anggota komite ikut ambil bagian dalam membicarakan tugas-tugasnya
3. Komite mengetahui tentang tugas-tugas yang dibebankan kepadanya
4. Masing-masing anggota komite bersedia mendengarkan pendapat anggota yang lain
5. Keputusan diambil secara konsensus
6. Masing-masing anggota bebas mengemukakan pendapat
7. Ketua komite tidak mempunyai kekuasaan atas yang lain
Kebaikan Komite
Merupakan sebuah forum untuk saling bertukar pendapat diantara beberapa anggota
Keputusan ditentukan bersama-sama sehingga dapat memberikan hasil yang lebih baik
Menciptakan koordinasi yang lebih baik
Meningkatkan pengawasan karena macam-macam komite tersebut dapat berhubungan langsung dengan para pelaksana
Keburukan Komite
Kesulitan dalam mempersiapkan pertemuan karena masing-masing anggota sibuk dengan pekerjaannya
Keharusan untuk berkompromi
Sering menimbulkan kesimpang-siuran dalam organisasi
Tidak mempunyai kekuasaan untuk mendukung saran-saran yang diberikan

e. Organisasi Matrik, organisasi ini digunakan berdasarkan struktur organsiasi garis dan staf yang sudah ada. Organisasi matrik, juga disebut organisasi manajemen proyek, dapat didefinisikan sebagai struktur organisasi dimana para spesialis dari bagian-bagian yang berbeda disatukan untuk mengerjakan proyek khusus. Dalam organisasi seperti itu beberapa anggota organisasi memberikan laporan kepada dua atasan, bukannya satu atasan seperti bentuk yang tradisional. Dalam setiap kasus mereka berusaha memusatkan kegiatan-kegiatan beberapa spesialis dari bidang fungsional yang berbeda pada maslah atau proyek khusus.

Kebaikan Organisasi Matrik
Luwes
Memberikan metode untuk memusatkan perhatian pada masalah-masalah utama yang spesifik atau persoalan-persoalan teknis yang unik
Memberikan alat inovasi tanpa menganggu struktur organisasi yang ada
Keburukan Organisasi Matrik
Beberapa masalah dapat muncul karena pendekatan ini melanggar prinsip kesatuan perintah yang tradisional
Manajer proyek dapat menjumpai kesulitan dalam mengembangkan tim terpadu dari orang-orang yang berasal dari bagian-bagian yang berbeda
Konflik dapat muncul antara manajer proyek dengan manajer-manajer bagian lain

Perilaku Keorganisasian
Prediktor-prediktor penting dalam organisasi kerja meliputi :
Kelompok kerja
Dalam semua organisasi yang melibatkan orang pasti terdapat kelompok-kelompok kerja. Dalam organisasi bisnis, kelompok kerja itu merupakan sekumpulan karyawan yang secara bersama-sama mempunyai pekerjaan serupa dan melihat diri mereka sebagai satu kelompok. Dalam beberapa hal, kelompok-kelompok itu berbentuk karena karyawan mengharapkan lebih banyak manfaat pada pekerjaannya. Kelompok-kelompok tersebut tetap ada pada setiap peristiwa didalam organisasi karena mereka mengisi kebutuhan bagi para anggotanya. Kebutuhan-kebutuhan itu dapat berupa : kebutuhan berkomunikasi, kebutuhan mempertahankan harga diri dan kepentingan ekonomi, serta kebutuhan akan keamanan atau perlindungan.
Keanggotaan dalam berbagai kelompok akan bergantung pada banyak hal, yaitu : keakraban satu sama lain, kepentingan bersama, pekerjaan serupa dan persahabatan. Semua ini akan menjadi dasar untuk saling melengkapi bagi kelompok-kelompok kerja yang ada.

Motivasi
Setiap orang pasti mempunyai motivasi sebagai alasan mengapa mereka berperilaku tertentu. Dengan kata lain, motivasi merupakan motif intern yang menyebabkan orang berperilaku seperti yang mereka lakukan. Setiap orang memliki motif yang berbeda untuk mengerjakan sesuatu yang sama. Karyawan dapat dimotivasi untuk bergabung dalam sebuah kelompok kerja jika mereka merasa bahwa kebutuhan pribadinya dapat lebih terpenuhi dengan cara seperti itu. Kebutuhan akan menimbulkan motif yang selanjutnya mengarah kepada perilaku untuk memenuhi kebutuhan tersebut.
Teori motivasi dari Maslow menekankan dua ide dasar yaitu :
1. Orang mempunyai banyak kebutuhan, tetapi hanya kebutuhan-kebutuhan yang belum terpenuhi saja yang dapat mempengaruhi perilaku manusia
2. Kebutuhan manusia dikelompokan dalam sebuah hierarki kepentingan. Jika satu kebutuhan terpenuhi, kebutuhan lain yang tingkatannya lebih tinggi akan muncul dan memerlukan pemuasan.
Kebuthan pertama yang harus dipenuhi adalah kebutuhan fisiologis, seperti rasa lapar, haus dan lelah. Setelah kebutuhan dasar ini terpenuhi, baru kemudian orang berusaha memenuhi kebutuhan yang berjenjang lebih tinggi, yaitu kebutuhan akan perlindungan, demikian pula seterusnya sampai kebutuhan berjenjang paling tinggi terpenuhi, yaitu kebutuhan akan perwujudan diri.
Pekerjaan dan Sikap Jabatan
Perkembangan teknologi dewasa ini telah menyebabkan penggunaan mesin dan peralatan otomatis yang lebih besar. Akibatnya, karyawan dipabrik kadang-kadang mengeluh bahwa pekerjaan mereka membosankan. Mungkin mereka merasa tidak memperoleh kesempatan untuk menggunakan keterampilannya. Kecenderungan kearah yang lebih otomatis di bidang manufaktur dan pertanian lambat laun akan mendapat tantangan dari serikat buruh. Moral merupakan sikap umum dari angkatan kerja dalam sebuah perusahaan terhadap jabatan mereka. Sedangkan kepuasan jabatan merupakan istilah lain yang memberikan arti banyak tentang hal yang sama.
Kepemimpinan
Dalam perusahaan, kepemimpinan itu berkaitan dengan pengarahan kepada karyawan untuk melakukan pekerjaan. Ini menjadi bagian penting delam memahami perilaku kerja. Beberapa penelitian telah memperlihatkan bahwa tidak ada “satu cara terbaik” untuk memimpin karyawan. Ini bergantung pada pemimpinnya, karyawan dan situasi yang ada.
Manajer yang baik pasti akan mendapatkan hasil pekerjaan lebih banyak dari bawahannya dengan sikap sebagai pemimpin yang baik. Untuk mengetahui gaya kepemimpinan yang sesuai, mereka tidak hanya melihat posisinya sebagai manajer yang menghendaki segalanya yang ada secara efektif.

MANAJEMEN UMUM

MANAJEMEN UMUM

A.  PENGERTIAN MANAJEMEN

1.    Arti dan Fungsi Manajemen

Definisi manajemen menurut para ahli seperti Fayol, Terry, Taylor adalah berbeda-beda, tetapi pada pokoknya semua mempunyai pengertian yang sama. Perbedaannya terletak pada latar belakang keahlian masing-masing.

Berikut ini definisi manajemen yang dikemukan oleh Profesor Oei Liang Lee :

“Manajemen adalah ilmu dan seni merencanakan, mengorganisasi, mengarahkan, mengkoordinasi serta mengawasi tenaga manusia dengan bantuan alat-alat untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan“.

Dari definisi tentang manajemen tersebut dapat diambil kesimpulkan lima fungsi manajemen, yaitu :

a.    Perencanaan

b.    Pengorganisasian

c.    Pengarahan

d.    Pengkoordinasian

e.    Pengawasan

Setiap kegiatan yang dilakukan oleh seseorang atau sebuah lembaga mempunyai tujuan dan untuk mencapai tujuan tersebut perlulah dibuat perencanaan. Secara garis besar, perencanaan ini mengambarkan tentang :

a.    Apa

b.    Bagaimana

c.    Mengapa dan

d.    Kapan akan dilakukan

Untuk mencapai tujuan harus ada kegiatan, dimana kegiatan-kegiatan yang sama disatukan dalam satu wadah yang disebut fungsi. Fungsi-fungsi manajemen ini berjalan secara kronologis seperi uraian di muka; sedangkan dalam jangka pendek akan berjalan secara bersama-sama. Setelah fungsi terakhir (pengawasan) selesai dilakukan, maka kegiatan berikutnya dilakukan dengan mengadakan perencanaan lagi.

2.    Jenjang Manajemen

Perusahaan besar mempunyai paling sedikit tiga jenjang manajemen. Yaitu :

a.    Manajemen puncak atau manajemen eksekutif, mempunyai berbagai pengalaman bertahun-tahun. Jenjang ini meliputi dewan direktur, direktur utama atau chief executif officer (CEO), dan pimpinan lain. Manajemen puncak ini bertugas menyusun rencana umum perusahaan dan mengambil keputusan-keputusan penting tentang hal-hal seperti penggabungan (merger), produk baru, dan pengeluaran saham.

b.    Manajemen madya atau manajemen administrative, meliputi pimpinan pabrik dan atau manajer divisi. Para manajer ini mempunyai tanggung jawab dalam penyusunan rencana operasi yang melaksanakan rencana-rencana dari manajer puncak.

c.    Manajemen operasional atau manajemen supervisior, tugasnya menyangkut pelaksanaan rencana yang dibuat oleh para manajer madya. Manajer operasional sering disebut “supervisor garis pertama” (first line sopervisior), karena mereka bertanggung jawab melakukan supervisi kepada para karyawan yang mengerjakan kegiatan harian.

B.  LATAR BELAKANG SEJARAH MANAJEMEN

Latar belakang manajemen berawal dari Eropa meskipun secara rill manajemen sudah ada sebelum di Eropa maupun di benua-benua lain.

1.    Gerakan Manajemen Ilmiah

Sebelum tahun 1880, pengelolaan perusahaanpada umumnya dipandang suatu cara yang biasa, apa adanya, jika tidak dianggap suatu seni. Tetapi sekitar 1885, Frederick W, Taylor (1856 – 1951) merupakan salah seorang yang pertama kali mempelajari metode kerja.

Beberapa tahun sebelumnya Taylor, Henry Fayol (1841 – 1945) telah menjadi manajer pada pertambangan batu bara di Perancis. Fayol telah memutuskan bahwa manajemen itu melibatkan perencanaan, pengorganisasian, pemberian perintah, dan pengendalian. Secara umum, ia berusaha melakukan sesuatu seperti Taylor, mencari metode-metode yang lebih ilmiah.

Sejak pemunculan bukunya tahun 1911, Taylor dikenal sebagai bapak dari gerakan manajemen ilmiah. Buku yang diterbitkannya berjudul “The Principles of Scientific Management”. Dalam bukunya, Taylor mengemukakan berbagai prinsip manajemen ilmiah untuk melakukan pekerjaan dengan efisien. Prinsip tersebut adalah :

a.                            Semua pekerjaan dapat diobservasi dan dianalisis guna menentukan satu cara terbaik untuk menyelesaikannya.

b.                           Orang yang tepat untuk memangku jabatan dapat dipilih dan dilatih secara ilmiah.

c.                            Kita dapat menjamin bahwa cara terbaik tersebut diikuti dengan menggaji pemegang jabatan dengan dasr insentif, yaitu menyamakan gaji dengan hasil kerjanya.

d.                           Menempatkan manajer dalam perencanaan, persiapan, dan pemeriksaan pekerjaan.

Sebelum Taylor menjadi teknisi pimpinan di Midvale Steel Company, ia merintis karirnya dari sebagai buruh biasa. Ia telah mengadakn beberapa eksperimen untuk menentukan standart kerjanya. Taylor juga mempelopori penelitian tentang pengukuran waktu kerja. Menurut dia, pengolahan yang menghemat tenaga kerja atau produksi massa akan kurang berarti jika pengolanya tidak dapat terus melakukan perbaikan atau penyempurnaan dari segi teknis.

Penelitian dan buku Taylor itu telah membuktikan bahwa manajemen dapatdipelajari secara ilmiah oleh siapapun. Ternyaya minat masyarakat untuk mempelajari manajemen semakin besar.

C.  SEKOLAH-SEKOLAH TENTANG PEMIKIRAN MANAJEMEN

1.    Sekolah Klasik (Classical School)

Sekolah klasik dimulai dengan adanya formasi perusahaan-perusahaan besar. Teori klasik mendefinisikan manajemen menurut tugas yang dilakukan oleh para manajer. Sekolah klasik memberikan saran tentang fungsi manajemen primer, yaitu perencanaan, pengorganisasian, pengarahan, dan pengendalian. Pengembangan keahlian manajerial selanjutnya diarahkan pada penerapan fungsi tersebut.

2.    Sekolah perilaku (Behavior School)

Sekolah perilaku yang juga disebut leadership, human relations, atau behavior science school of management, telah popular dalam tahun 1950-an. Sekolah ini memusatkan pada aspek kemanusiaan dari manajemen dan menekankan kebutuhan bagi para manajer untuk memahami manusia. Sekolah perilaku tersebut menarik beberapa disiplin seperti psikologi dan sosiologi sebagai bagian dari latar belakang pendidikan manajer.

3.    Sekolah Ilmu Manajemen (Management Science School)

Sekolah ilmu manajemen ini melibatkan matematikan dan statistic.model matematis digunakan untuk menyelesaikan masalah operasional perencanaan dan pengendalian. Ilmu manajemen merupakan suatu pendekatan kuantitatif yang memberikan alat untuk menyelesaikan masalah-masalah bisnis.

4.    Analisis Sistem

Analisis system menawarkan suatu alat untuk melihat kegiatan intern dan ekstern dari perusahan. Analisis system ini berkaitan dengan masalah yang berkaitan dengan semua komponen secara bersama.

Sistem adalah suatu unit yang dibentuk dari dua atau lebih bagian independen yang berinteraksiuntuk membentuk  sebuah organisme fungsi.  Analisis system merupakan metode yang digunakan untuk menyelesaikan masalah bisnis dengan mengidentifikasi bagian utama dari suatu masalah dan hubungan mereka.

5.    Manajemen hasil

Sejak pertama kali di kemukan oleh Petter Drucker di awal tahun  1950-an, manajemen hasil, atau manajemen berdasarkan sasaran (manajemen by objectives/MBO) adalah suatu program untuk meningkatkan motivasi dan pengendalian karyawan.

MBO memusatkan perhatian pada hasil, bukan perilaku yang diperlihatkan oleh karyawan. Keburukannya dapat dissebutkan , antara lain :

a.    Untuk beberapa tugas, MBO sulit menentukan tujuan yang tepat.

b.    MBO hanya akan sukses jika semua pihak mau berpartisipasi.

c.    MBO seharusnya tidak di pandang sebagai suatu penyelesaian untuk semua masalah manajemen.

d.    Tujuan-tujuan itu seharusnya layak dan mudah diukur.

D.  PERENCANAAN

Perencanaan merupakan fungsi terpenting di antara semua fungsi manajemen yang ada. Dalam semua kegiatan yang bersifat manajerial untuk mendukung usaha pencapaian tujuan, fungsi perencanaan haruslah dilakukan terlebih dahulu dari pada fungsi pengorganisasian, pengarahan, pengkoordinasian dan pengawasan. Ini merupakan salah satu sifat utama dari fungsi parencanaan. Adapun sifat lain dari perencanaan adalah sumbangan terhadap tujuan serta efisiensi dari rencana itu sendiri.

1.                       Bentuk-bentuk Perencanaan

a.    Tujuan (objective)

Tujuan merupakan suatu sasran di mana kegiatan itu diarahkan dan diusahakan utuk dicapai dalam jangka waktu tertentu.

b.    Kebijakan (policy)

Kebijakan adalah suatu pernyataan atau pengertian untuk menyalurkan pikiran dalam mengambil keputusan terhadap tindakan untuk mencpai tujuan.

c.    Strategi

Strategi merupakan tindakan penyesuaian dari rencana yang telah dibuat. Membuat strategi haruslah memperhatikan beberapa factor seperti ketepatan waktu, ketepatan tindakan yang akan dilakukan dan sebagainya.

d.    Prosedur

Prosedur merupakan rangkaian tindakan yang akan dilaksanakan untuk waktu mendatang

e.    Aturan (Rule)

Aturan adalah suatu tindakan yang spesifik dan merupakan bagian dari prosedur.aturan yang saling berkaitan dapat dikelompokkan menjadi satu golongan, disebut prosedur.

f.      Program

Program merupakan campuran antara kebijakan prosedur, aturan dan pemberian tugas yang disertai dengan suatu anggaran (budget); semuanya ini akan menciptakan adanya adanya tindakan. Biasanya program dibuat dua macam, yakni program umum dan program khusus.

2.                       Kegunaan Perencanaan

Adapun kegunaan daripada perencanaan adalah :

a.              Mengurangi ketidakpastian serta perubahan pada waktu mendatang

Waktu yang akan dating bersifat  tidak statis, akan tetapi selalu bersifat dinamis dan berubah-ubah; oleh karena itu diperlukan adanya perencanaan. Dalam hal ini, yang penting adalah memilih suatu cara yang dianggap paling tepat untuk mencapai tujuan.

b.             Mengarahkan perhatian pada tujuan

Perencanaan mempunyai fungsi untuk mengarahkan perhatian kepada tujuan perencanaan. Perencanaan yang baik akan memberikan arah dari masing-masing bagian dalam organisasi menuju pada satu sasaran/tujuan yang telah ditetapkan.

c.    Memperingan biaya

Dengan adanya perencanaan memungkinkan diadakan penghematan ongkos-ongkos, sebab semua kegiatan dapat dilakukan secara efisiendan efektif.

d.    Merupakan sarana untuk mengadakan pengawasan

Hasil kerja yang telah dicapai oleh seseorang sulit untuk diukur keefektifannya tanpa adanya perencanaan.

3.                       Langkah-langkah penyusunan perencanaan

Langkah-langkah yang yang harus diambil untuk menyusun suatu perencanaan adalah

a.    Menetapkan tujuan

Tujuan menggambarkan tentang apa yang diharapkan dapat dicapai dan merupakan suatu titik akhir tentang apa yang harus dikerjakan. Selain itu tujuan menggambarkan pula tentang apa yang harus dicapai setelah dibuatnya pola kerja (network) daripada kebijakan, strategi, prosedur, aturan, anggaran, dan program.

b.    Menyusun anggapan-anggapan (premising)

Langkah ini merupakan salah satu prinsip pokok daripada perencanaan. Anggapan ini disebut juga  faktor-faktor lingkungan, dapat bersifat terawasi (anggapan yang berasal dari dalam perusahaaan) dan dapat bersifat tidak terawasi (anggapan yang berasal dari luar perusahaan); atau dapat pula bersifat kuantitatif dan kualitatif.

c.    Menentukan berbagai alternatif tindakan

Banyak sekali cara yang dapat ditempuh untuk mencapai suatu  tujuan. Oleh Karena itu, agar tujuan dapat tercapai sebaiknya dipilih cara-cara yang sesuai saja.

d.    Mengadakan penilaian terhadap alternative tindakan yang sudah dipilih

Dalam langkah ini dilakukan usaha untuk mencapai alternative mana yang akan memberikan hasil maksimal dengan pengeluaran tertentu.

e.    Mengambil keputusan

Dengan mengadakan perbandingan serta pertimbangan yang masak terhadap berbagai alternative, barulah diambil keputusan tentang alternative mana yang diharapkan dapat mencapai tujuan.

f.      Menyusun rencana pendukung

Langkah ini dapat diselesaikan, boleh dikatakan langkah penyusunan perencanaan sudah selesai. Keputusan ini diambil dengan tujuan untuk meningkatkan pelayanan angkutan kepada masyarakat. Dengan adanya rencana tersebut PJKA masih harus merencanakan jumlah kebutuhan tenaga kerja yang melayani kereta api tersebut, pemeliharaan, jadwal perjalanan, dan sebagainya.

4.                       Perencanaan merupakan proses pendekatan yang rasioanal

Dengan berbagai macam langkah yang telah dilakukan untuk menyusun suatu perencanaan, dapatlah  dikatakan bahwa perencanaan merupakan suatu proses pendekatan yang rasional untuk waktu yang akan dating.

5.                       Jangka waktu Perencanaan

Menurut jangka waktunya, perencanaan dapat dikelompokan menjadi tiga golongan, yakni :

a.    Perencanaan jangka panjang

b.    Perencanaan jangka menengah

c.    Perencanaan jangka pendek

6.                       Faktor-faktor yang membatasi perencanaan

a.    Sulitnya mencari anggapan secara teliti

Kesulitan mencari anggapan secara teliti merupakan salah satu factor yang membatasi perencanaan. Oleh karena itu anggapan yang tepatpun sulit untuk ditentukan. Karena keadaan mendatang sifatnya tidak pasti dan perlu diketehui, maka untuk itu dapatlah dibuat suatu peramalan (forecasting) dengan mengikut-sertakan beberapa anggapan.

b.    Perubahan yang sangat cepat

Perubahan yang terlalu cepat mungkin tidak dapat diduga sebelumnya walaupun sudah diadakan peramalan. Jadi, perubahan yang sanagt cepat dapat membatasi perencanaan.

c.    Kekakuan internal

1)   Kekakuan psikhologis

2)   Kekakuan karena adanya prosedur dan kebijakan

3)   Kekakuan sumber daya dan dana

d.    Kekakuan eksternal

Kekakuan eksternal  berkaitan dengan masalah social – politik, teknologi, kebudayaan, geografi, perekonomian,  dan sebagainya.

e.    Waktu dan biaya

Makin lama waktu yang dibutuhkan, makin besar pula biayanya. Demikian pula sebaliknya, jika waktu yang dibutuhkan tidak terlalu lama, biayanyapun akan lebih rendah.

7.    Pengembilan keputusan

a.    Syarat pengambilan keputusan

Untuk bertindak secara rasional membutuhkan beberapa syarat, antara lain :

1)   Harus berusaha untuk dapat mencapai suatu tujuan yang tidak terpenuhi tanpa melalui tindakan yang positif.

2)   Harus dapat mengetahui dengan jelas tentang tujuan manakah yng dapat dicapai beserta segala kekurangannya.

3)   Harus mempunyai kemamouan untuk mengadakan analisis dan penilaian bebagai alternative sesuai dengan tuntutan-tuntutan untuk mencapai tujuan.

4)   Harus bersikap optimis dan mempunyai kemampuan yang kuat untuk memilih alternatif yang paling baik.

b.    Alat pengambilan keputusan

Untuk mengambil keputusan yang rasional perlu digunakan alat-alat seperti : 1. Operation research, 2. Teori probabilitas, 3. Linear programming. Selain itu masih terdapat beberapa teknik yang dipakai untuk memperbaiki kualitas pengambilan keputusan pada keadaan yang sifatnya tidak pasti, adalah :

1)   Analisa risiko

2)   Pohon keputusan (Decision Tree)

E.   PENGORGANISASIAN

1.    Pengertian

Setiap organisasi memiliki tiga komponen pokok, yaitu : personalia, fungsi dan faktor-faktor fisik, yang kesemuanya ini merupakan saran untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Hubungan-hubungan organisasi yang timbul di dalam organisasi dapat berbentuk :

a.    Hubungan informal

Hubungan informal ini antara lain hubungan-hubungan yang timbulnya tidak disengaja, hubungan-hubungan di luar tugas/pekerjaannya, dan hubungan-hubungan lain yang bersifat tidak resmi.

b.    Hubungan formal

Hubungan formal merupakan bentuk hubungan yang dilakukan dengan sengaja. Hubungan formal ini ditunjukkan di dalam bagan organisasi, pedoman organisasi atau deskripsi jabatan yang ada. Dalam hubungan formal terdapat tiga hubungan dasar, antara lain :

1)   Tanggung jawab

2)   Wewenang

3)   Pertanggung-jawaban

2.    Pola hubungan antar komponn organisasi

Antara tujuan, fungsi, tanggung jawab, wewenang serta pertanggung-jawaban mempunyai hubungan yang erat, dan berkaitan satu dengan yang lainnya.

3.    Rentangan kekuasaan

Banyak sedikitnya frekuensi hubungan antara pimpinan dengan bawahan dipengaruhi oleh beberapa factor, antara lain :

a.    Latihan dari bawah

b.    Pendelegasian wewenang

c.    Perencanaan

d.    Teknik komunikasi

4.    Dasar-dasar penggolongan bagian di dalam organisasi

Pengelompokkan menjadi bagian-bagian di dalam sebuah organisasi dapat didasarkan pada beberapa faktor berikut ini :

a.    Didasarkan pada suatu angka

b.    Didasrkan pada waktu

c.    Didasarkan pada fungsi perusahaan

d.    Didasarkan pada luas daerah operasi

e.    Didasaarkan pada jenis barang yang dihasilkan

f.      Didasarkan pada jenis langganan

5.                       Karakteristik struktur organisasi

a.    Keseimbangan dalam organisasi

Keseimbangan dalam organisasi sangat penting mengigat adanya beberapa bagian di dalamnya. Sebuah organisasi dapat dikatakn imbang bilamana kepada masing-masing bagian/fungsi dialokasikan modal dan tenaga kerja yang sesuai dengan sumbangannya terhadap pencapaian tujuan.

b.    Fleksibel

Fleksibilitas merupakan kemampuan dari struktur organisasi untuk menyesuaikan diri terhadap semua perubahan yang terjadi, seperti : perubahan kegiatan, perubahan jumlah karyawan, perubahan formasi jabatan dan sebagainya.

F.   PENGARAHAN

1.    Prinsip-prinsip pengarahan

Pengarahan merupakan aspek hubungan manusiawi dalam kepemimpinan yang mengikat para bawahan untuk bersedia mengerti dan menyumbang tenaganya secara efektif serta efesien untuk mencapai tujuan.

Pengarahan yang dilakukan oleh pimpinan harus berpegang pada beberapa prisip, yaitu :

a.    Prinsip mengarah kepada tujuan

b.    Prinsip keharmonisan dengan tujuan

c.    Prinsip kesatuan komando

2.    Cara-cara pengarahan

Cara-cara pengarahan yang dilakukan dapat berupa :

a.    Orientasi

Orientasi merupakan cara pengerahan dengan memberikan informasi yang perlu agar supaya kegiatan dapat dilakukan dengan baik. Biasanya, orientasi ini diberikan kepada pegawai baru dengan tujuan untuk mengadakan pengenalan dan memberikan pengertian tentang berbagai masalah yang dihadapinya. Informasi yang diberikan di dalam orientasi dapat berupa antara lain :

1)   Tugas itu sendiri

2)   Tugas lain yang ada hubungannya

3)   Ruang lingkup tugas

4)   Tujuan dari tugas

5)   Delegasi wewenang

6)   Cara melaporkan dan cara mengukur prestasi kerja

7)   Hubungan antara masing-masing tenaga kerja

8)   Dan sebagainya

b.    Perintah

Perintah merupakan permintaan dari pimpinan kepada orang yang berada dibawahnya untuk melakukan atau mengulang suatu kegiatan tertentu pada keadaan tertentu.

1)   Perintah umum dan khusus

2)   Perintah lisan dan tertulis

3)   Perintah formal dan informal

c.    Delegasi wewenang

Delegasi wewenang bersifat lebih umum jika dibandingkan dengan pemberian pemerintah. Kesulitan-kesulitan akan muncul bilamana tugas-tugas yang diberikan kepada bawahan itu tidak jelas. Sebagai contoh, seorang Kepala Bagian Pembelian mengadakan perjanjian pembelian dengan pihak penyedia (supplier). Dengan wewenang yang kurang jelas ia selalu akan menanyakan kepada pimpinan. Hal ini dapat diatasi dengan membuat suatu bagan wewenang untuk menyetujui perjanjian.

3.    Komunikasi

Ada beberapa pendapat tentang komunikasi, antara lain dikemukan oleh American Training Director, Newman dan Kontz.

American Training Director mendefinisikan komunikasi sebagai pertukaran pikiran atau informasi supaya saling pengertian serta hubungan antar manusia secara serasi. Newman mengemukakan bahwa komunikasi merupakan pertukaran fakta-fakta, gagasan,pendapat dan perasaan oleh dua orang atau lebih. Sedangkan Kontz dan O’Donell mengartikan komunikasi sebagai suatu pemindahan informasi antara orang yang satu dengan lainnya.

Dari definisi-definisi tentang komunikasi di atas dapat diambil kesimpulan, bahwa :

a.    Di dalam komunikasi terdapat hubungan antara orang dengan orang, orang dengan lembaga dan sebaliknya.

b.    Hubungan yang timbul di dalam komunikasi itu digunakan untuk menyalurkan gagasan, pendapat atau informasi.

c.    Komunikasi berguna untuk menciptakan hubungan yang serasi dan, menciptakan saling pengertian.

d.    Untuk mengadakan komunikasi, dapat digunakan kata-kata, surat, kode atau symbol.

Beberapa prinsip komunikasi, antara lain

a.    Komunikasi harus jelas

b.    Prinsip integritas

c.    Prinsip penggunaan organisasi informasi

4.    Motivasi

Motivasi mempunyai dua macam bentuk, yaitu motivasi positif dan motivasi negatif.

a.    Motivasi positif

Motivasi positif merupakan proses untuk mempengaruhi orang lain dengan cara menambahkan penambahan tingkat keputusan tertentu, missal : dengan memberikan promosi, memberikan insentif atau tambahan penghasilan, mencitakan kondisi tempat kerja yang baik agar mereka merasa aman tenteram dan jenak bekerja, dan sebagainya.

b.    Motivasi negatif

Motivasi negatif merupakan proses untuk mempengaruhi orang lain dengan caramenakut-nakuti atau mendorong seseorang untuk melakukan sesuatu secara terpaksa. Motivasi diharapkan dapat mebjadi perangsang untuk meningkatkan kreativitas seseorang. Dalm halini, perlu diperhatikan masalah-masalah seperti berikut ini :

1)   Kreativitas dipandang sebgai dasar penentuan kualitas seseorang.

2)   Masalah kretivitas ini muncul bilamana seseorang menghadapi problema yang memerlukan pemecahan.

G.  PENGKOORDINASI

Koordinasi yang baik dapat dilakukan jika masing-masing individu menyadari dan memahami akan tugas-tugas mereka. Mereka harus mengetahui bahwa seharusnya tugas mereka sangat membantu pada usah-usah untuk mencapai tujuan organisasi.

1.    Prinsip-prinsip koordinasi

Koordinasi antar bagian dan antar individu di dalam organisasi akan tercapai bilamana diikuti dengan tiga prinsip berikut :

a.    Prinsip kontak langsung

Prinsip ini menyatakan bahwa koordinasi harus dicapai melalui hubungan secara horizontal maupun vertical sehingga memungkinkan untuk diperolehnya pengertian yang mendalam.

b.    Prinsip penekanan pada pentingnya koordinasi

Kurang baiknya koordinasi yang ad adapt menimbulkan kesimpang-siuran di dalam organisasi. Oleh karena itu koordinasi perlu dilakukan sejak membuat perencanaan sampai melaksanakan kebijakan.

c.    Hubungan timbal balik di antara factor-faktor yang ada

Masing-masing individu yang bekerja bersama-sama dalam kondisi pekerja tertentu, akan saling memberikan pengaruh antara yang satu dengan yang lainnya.

2.    Pelaksanaan fungsi koordinasi

Untuk melaksanakan fungsi koordinasi, manajer dapat menempuh dua cara, yaitu :

a.    Menjamin bahwa kondisi lingkungan dapat membantu untuk memberikan fasilitas bagi terlaksananya koordinasi.

b.    Memastikan apa masing-masing individu sudah mengetahui prinsip koordinasi.

H.  PENGAWASAN

1.    Pengertian

Menurut Robert J. Mockler pengawasan yaitu usaha sistematik menetapkan standar pelaksanaan dengan tujuan perencanaan, merancang sistem informasi umpan balik, membandingkan kegiatan nyata dengan standar, menentukan dan mengukur deviasi-deviasai dan mengambil tindakan koreksi yang menjamin bahwa semua sumber daya yang dimiliki telah dipergunakan dengan efektif dan efisien.

Pengendalian / Pengawasan adalah proses mengarahkan seperangkat variable / unsure ( manusia, peralatan, mesin, organisasi ) kearah tercapainya suatu tujuan atau sasaran manajemen.
Pengendalian dan pengawasan diperlukan untuk mengetahui apakah pelaksanaan suatu kegiatan dalam organisasi sesuai dengan rencana dan tujuan yang telah digariskan atau ditetapkan.
Pengawasan (controlling) merupakan fungsi manajemen yang tidak kalah pentingnya dalam suatu organisasi. Semua fungsi terdahulu, tidak akan efektif tanpa disertai fungsi pengawasan. Dalam hal ini, Louis E. Boone dan David L. Kurtz (1984) memberikan rumusan tentang pengawasan sebagai : “… the process by which manager determine wether actual operation are consistent with plans”.

Perubahan-perubahan besar yang akan terjadi, yaitu :

a.    Penyusunan kembali rencana baru

b.    Menetapkan sasaran target baru

c.    Perubahan struktur organisasi

d.    Perbaikan cara-cara penerimaan pegawai

e.    Dan sebagainya

Pengawasan yang dilakukan pada setiap tahap memungkinkan bagi manajer untuk memperkirakan gejala-gejala penyimpangan yang dapat terjadi, sehingga bias dilakukan tindakan pencegahan atau tindakan preventif.

2.    Langkah-langkah pengawasan

a.    Menciptakan standard

Satndard merupakan suatu kriteria untuk mengukur hasil pekerjaan yang sudah dilakukan. Bentuk standard dapat dibedakan kedalam dua macam bentuk, yaitu standard kuantitatif dan standard kualitatif. Standard kuantitatif merupakan suatu standard yang dinyatakan di dalam satuan-satuan tertentu. Standard kualitatif dapat berupa pendapat umum, langganan, buruh, dan sebagainya.

b.    Membandingkan kegiatan yang dilakukan dengan standard

Langkah ini dilakukan untuk mengetahui sampai seberapa jauh adanya penyimpangan yang telah terjadi.

c.    Melakukan tindakan koreksi

Urutan-urutan kegiatan yang harus dilaksanakn dalam pengambilan tindakan koreksi ini adalah :

1)   Menghayati masalah-masalah yang dihadapi.

2)   Mencari kemungkinan untuk mengatasi atau memperbaiki adanya kesalahan.

3)   Mengadakan penilaian terhadap berbagai kemungkinan tersebut.

4)   Menentukan cara untuk mengadakan koreksi yang paling tepat.

Dalam mengadakan pengawasan dengan melakukan langkah-langkah di atas, perlu terlabih dulu mencari informasi yang dibutuhkan.

3.    Syarat-syarat pengawasan yang baik

Untuk menjalankan pengawasi dengan baik, diperlukan beberapa syarat yakni :

a.    Pengawasan harus mendukung sifat dan kebutuhan kegiatan (aktivitas).

b.    Pengawasan harus melaporkan setiap penyimpangan yang terjadi dengan segera.

c.    Pengawasan harus mempunyai pandangan ke depan.

d.    Pengawasan harus obyektif, teliti dan sesuia dengan standard yang digunakan.

e.    Pengawasan harus luwes atau fleksibel.

f.      Pengawasan harus serasi dengan pola organisasi.

g.    Pengawasan harus ekonomis.

h.    Pengawasan harus mudah dimengerti.

i.      Pengawasan harus diikuti dengan perbaikan/koreksi.

BENTUK-BENTUKPENGAWASAN
1. Pengawasan Pendahulu (feeforward control, steering controls)
Dirancang untuk mengantisipasi penyimpangan standar dan memungkinkan koreksi

dibuat sebelum kegiatan terselesaikan. Pengawasan ini akan efektif bila manajer dapat

menemukan informasi yang akurat dan tepat waktu tentang perubahan yang terjadi atau

perkembangan tujuan.
2. Pengawasan Concurrent (concurrent control)
Yaitu pengawasan “Ya-Tidak”, dimana suatu aspek dari prosedur harus memenuhi

syarat yang ditentukan sebelum kegiatan dilakukan guna menjamin ketepatan

pelaksanaan kegiatan.
3. Pengawasan Umpan Balik (feedback control, past-action controls)
Yaitu mengukur hasil suatu kegiatan yang telah dilaksanakan, guna mengukur

penyimpangan yang mungkin terjadi atau tidak sesuai dengan standar.